Gadjian telah resmi meluncurkan fitur GAGA (Gadjian General Affair) yang dirancang untuk memudahkan pengguna dalam mengelola aset perusahaan secara lebih terstruktur dan rapi. Agar dapat menggunakan fitur ini dengan optimal, diperlukan konfigurasi awal sebagai berikut:
A. Mengatur Kategori Aset yang dimiliki oleh Perusahaan
Menu Kategori berfungsi untuk mengatur dan mengelompokkan jenis-jenis aset perusahaan agar pencatatan inventaris menjadi lebih terstruktur. Pada menu ini admin dapat melihat daftar kategori aset yang telah dibuat, menambah kategori baru, mengelola kategori, melakukan pencarian kategori dan mengurutkan daftar kategori abjad atau waktu pembuatan. Untuk mengatur kategori, silakan masuk ke menu Inventaris Kantor > Pengaturan > Kategori. Ada 2 opsi untuk menambahkan kategori di Gadjian :
Input Manual dengan klik tombol + Kategori. Setelah itu, inputkan kode, nama kategori. Selanjutnya, klik Tambah.
Atau bisa juga menggunakan template yang telah disediakan dengan klik tombol Tools. Lalu klik Upload Data Kategori dan klik Disini untuk download template.
Setelah kategori ditambahkan, Admin dapat download rekap kategori dengan klik Tools, lalu klik Download Rekap Data Kategori.
Berikut penjelasan kolom pada tabel kategori :
Kode : merupakan kode unik dari setiap kategori
Kategori : Nama dari setiap kategori inventaris
Jumlah Inventaris : merupakan total barang yang terdapat pada kategori yang dipilih
Sudah Didistribusikan : merupakan jumlah barang yang telah didistribusikan kepada karyawan atau pengguna lainnya
Aksi
Menyediakan fungsi tindakan lanjutan terhadap data inventaris, meliputi:
- Detail Inventaris (📄): untuk melihat informasi rinci inventaris pada kategori.
- Ubah Nama Kategori (✏️): untuk melakukan perubahan atau pembaruan data inventaris sesuai dengan kewenangan pengguna.
- Menghapus (🗑️): untuk melakukan penghapusan kategori yang tidak digunakan, ikon ini akan berfungsi apabila jumlah inventaris kosong.
Contoh kasus :
Perusahaan memiliki kategori Komputer dengan kode 0001. Total inventaris pada kategori ini berjumlah 3 unit, dengan 2 unit telah didistribusikan kepada karyawan dan 1 unit belum didistribusikan.
B. Mengatur Lokasi Aset Perusahaan
Pengaturan ini berfungsi untuk memudahkan pencarian dan manajemen keberadaan setiap barang inventaris kantor di berbagai tempat. Untuk mengatur lokasi aset, kunjungi ke menu Inventaris Kantor > Pengaturan > Lokasi. Ada 2 opsi untuk menambahkan Lokasi Aset di Gadjian, antara lain :
Input Manual, dengan klik tombol +Lokasi. Setelah itu, inputkan lokasi dan alamat aset. Lanjutkan dengan klik Tambah.
Menggunakan template yang telah disediakan dengan klik tombol Tools. Selanjutnya, klik Upload Data Lokasi dan klik di sini untuk download template.
Setelah kategori ditambahkan, Admin dapat download rekap lokasi dengan klik Tools dan klik Download Rekap Data Lokasi.
Berikut penjelasan pada tabel lokasi :
Lokasi : Identifikasi nama lokasi atau unit kerja tempat inventaris dicatat berada dalam sistem (misalnya kantor pusat, cabang, gudang, atau ruangan tertentu). Kolom ini berfungsi sebagai penanda pengelompokan inventaris berdasarkan lokasi fisik.
Alamat : Detail alamat fisik lengkap dari lokasi penyimpanan inventaris, meliputi informasi seperti nama gedung, lantai/ruangan, jalan, kota, dan keterangan tambahan lainnya yang diperlukan untuk keperluan penelusuran atau audit inventaris.
Jumlah Inventaris : Total kuantitas barang inventaris yang tercatat pada lokasi terkait sesuai dengan data yang tersimpan di sistem. Nilai ini merupakan hasil akumulasi dari seluruh item inventaris yang terdaftar pada lokasi tersebut.
Aksi
Menyediakan fungsi tindakan lanjutan terhadap data inventaris, meliputi:
- Detail Inventaris (📄): untuk melihat informasi rinci inventaris yang terdaftar pada lokasi tersebut.
- Ubah Nama Lokasi (✏️): untuk melakukan perubahan atau pembaruan data alamat inventaris pengguna.
- Menghapus (🗑️): untuk melakukan penghapusan alamat yang tidak digunakan, ikon ini akan berfungsi apabila jumlah inventaris kosong.
C. Mengatur Kondisi Aset Perusahaan
Pengaturan ini berfungsi untuk mencatat dan mengevaluasi kondisi terkini dari setiap barang inventaris. Sistem GAGA sudah membuat default 3 kondisi yaitu Baik, Rusak, Hilang. Untuk menambah kondisi aset, kunjungi menu Inventaris Kantor > Pengaturan > Kondisi. Ada 2 opsi untuk menambahkan kondisi Aset di Gadjian :
Input Manual, dengan klik tombol +Kondisi. Setelah itu inputkan kondisi aset , lalu klik Tambah.
Menggunakan template yang telah disediakan dengan klik tombol Tools, lalu klik Upload Data Kondisi. Selanjutnya, klik di sini untuk download template.
Setelah kategori ditambahkan, Admin dapat download rekap lokasi dengan klik Tools dan klik Download Rekap Data Kondisi.
Berikut penjelasan pada tabel kondisi :
Kondisi : Menunjukkan status fisik inventaris yang tercatat pada lokasi tersebut, seperti Baik, Rusak Ringan, atau Rusak Berat. Informasi ini digunakan sebagai indikator kelayakan penggunaan barang serta sebagai acuan dalam proses pemeliharaan, perbaikan, atau penghapusan inventaris.
Jumlah Inventaris : Menampilkan total jumlah unit inventaris pada lokasi terkait berdasarkan kondisi yang tercatat di sistem. Nilai ini merepresentasikan hasil perhitungan data inventaris yang aktif dan terdaftar pada lokasi tersebut.
Aksi
Menyediakan fungsi tindakan lanjutan terhadap data inventaris, meliputi:
- Detail Inventaris (📄): untuk melihat informasi rinci kondisi inventaris
- Ubah Nama Kondisi (✏️): untuk melakukan perubahan dan pengeditan pada nama kondisi inventaris.
- Menghapus (🗑️): untuk melakukan penghapusan kondisi yang tidak digunakan, ikon ini akan berfungsi apabila jumlah inventaris kosong.
D. Mengatur Maintenance Aset Perusahaan
Pengaturan ini berfungsi untuk menambah dan mengkustomisasi jenis atau status perawatan (maintenance) yang sesuai dengan kondisi aktual setiap aset. Karena hampir semua inventaris kantor memerlukan perawatan, fitur ini memungkinkan admin untuk membuat kategori maintenance yang spesifik dan relevan dengan kebutuhan masing-masing barang.
Anda bisa ke menu Inventaris Kantor > Pengaturan > Maintenance. Ada 2 opsi untuk menambahkan data maintenance di Gadjian :
Input Manual, dengan klik tombol +Status Maintenance. Setelah itu inputkan jenis maintenance. Lalu, klik Tambah.
Menggunakan template yang telah disediakan dengan klik tombol Tools, lalu klik Upload Jenis Maintenance. Selanjutnya, klik di sini untuk download template.
Setelah kategori ditambahkan, Admin dapat download rekap lokasi dengan klik Tools dan klik Download Rekap Data Maintenance.
Berikut penjelasan pada kolom Maintenance :
Status Maintenance : Menunjukkan tahapan atau kondisi proses pemeliharaan inventaris yang tercatat di sistem, seperti pemeliharaan, perbaikan dan upgrade. Status ini digunakan untuk memantau progres maintenance serta memastikan tindak lanjut inventaris berjalan sesuai prosedur.
Jumlah Inventaris : Menampilkan total unit inventaris yang tercakup dalam aktivitas maintenance berdasarkan status yang dipilih. Data ini merupakan hasil agregasi dari inventaris yang terhubung dengan catatan maintenance terkait.
Aksi
Menyediakan fungsi tindakan lanjutan terhadap data inventaris, meliputi:
- Detail Inventaris (📄): untuk melihat informasi rinci maintenance inventaris
- Ubah Nama Maintenance (✏️): untuk melakukan perubahan pada nama perbaikan inventaris.
- Menghapus (🗑️): untuk melakukan penghapusan maintenance yang tidak digunakan, ikon ini akan berfungsi apabila jumlah inventaris kosong.
ℹ️Informasi tambahan :
Pada setiap sub menu pengaturan, Admin dapat filter kategori berdasarkan nama atau abjad/waktu pembuatan kategori.
Pada kolom aksi admin dapat melihat “detail” atau “edit nama” setiap data di sub menu.
Semoga membantu!