Apakah harus terdaftar sebagai admin terlebih dahulu untuk menjadi approver?
Tidak. untuk menjadi approver pengajuan sakit, izin, cuti karyawan, tidak perlu didaftarkan sebagai admin. Namun, Anda perlu memastikan approver tersebut terdaftar di Data Personalia dan memiliki akses ke portal personalia agar dapat menjalankan fungsi persetujuan.
Apa yang menyebabkan progres pengajuan karyawan terdeteksi "Langsung Admin”, bukan ke approver seharusnya?
Penyebab persetujuan karyawan “Langsung Admin” umumnya karena adanya pengaturan yang terlewat di bagian Pengguna Metode Persetujuan.
Setelah data personalia dimasukkan ke struktur posisi, untuk memastikan proses pengajuan berjalan sesuai alur persetujuan yang ditetapkan, perlu dipastikan bahwa nama personalia telah tercantum dalam daftar Pengguna Metode Persetujuan dengan cara :
Klik tombol “Pilih pengguna metode” pada metode persetujuan yang akan digunakan personalia
Pastikan nama personalia sudah berwarna orange
Mengapa pada progress persetujuan karyawan terdapat keterangan "Bypass"?
Keterangan Bypass artinya pengajuan cuti karyawan diproses langsung oleh admin Gadjian perusahaan Anda, tanpa melalui proses persetujuan dari atasan yang seharusnya menyetujui di tahap tersebut.
Biasanya ini terjadi jika admin perlu menyelesaikan proses secara cepat, atau ada kendala di sistem persetujuan atasan.
🧩 Contoh kasus :
Approver 1: Manager
Approver 2: Admin
Jika, Admin langsung menyetujui atau menolak pengajuan personalia tanpa menunggu persetujuan approver 1, maka sistem akan mengidentifikasi kondisi ini sebagai bypass.
Jika bypass dibatalkan admin, maka tampilan progress persetujuan berwarna abu-abu.
Mengapa bagian leher pada struktur posisi tidak dapat ditambahkan kolega?
Perlu diketahui posisi leher tidak mendukung untuk menambahkan relasi seperti kolega kanan, kolega kiri, atasan, maupun bawahan. Hal ini dikarenakan kotak leher berfungsi sebagai penghubung atau pengelompokan posisi tertentu yang berada dalam satu divisi di bawahnya. Contohnya untuk peran asisten, sekretaris atau posisi pendukung lainnya.
Bagian leher pada struktur posisi ditandai dengan garis hubung berwarna orange :
Apakah posisi leher pada struktur posisi dapat dipilih sebagai approver?
Peran asisten yang berada pada posisi leher umumnya berfungsi sebagai pendukung administrasi dan operasional, bukan sebagai pengambil keputusan. Sehingga umumnya posisi tersebut tidak dilibatkan dalam proses persetujuan berjenjang yang memerlukan otoritas formal dari struktur organisasi.
Jika terdapat kebijakan internal yang mengizinkan posisi leher menjalankan peran sebagai approver, maka alternatif yang dapat dilakukan adalah:
Pada bagian "Alur Persetujuan", silakan klik "Pilih Posisi"
Lalu, pilih bagian leher yang akan menjadi approver
Terlampir video tutorialnya:
Jika pemberi persetujuan terakhir dipilih "Admin", Admin siapa yang dapat melakukan persetujuan?
Admin yang dapat melakukan persetujuan adalah admin yang memiliki hak akses kelola menu persetujuan dan admin yang dapat mengelola personalia tersebut.
🧩 Contoh kasus:
Admin pendukung “Terbatas” tidak memiliki kelola personalia C, personalia E dan Martha
Pada tampilan Super Admin terdapat pengajuan izin dari personalia C.
Namun, karena admin terbatas tidak memiliki kelola atas personalia C, maka data personalia C termasuk pengajuannya tidak dapat dilihat oleh admin terbatas tersebut.
Apa perbedaan "Hapus Posisi" dan "Hapus Personalia" pada struktur?
Hapus Personalia : Hanya menghapus nama personalia tanpa menghapus jabatan dari bagan yang dipilih. Hasilnya, bagan akan menjadi kosong seperti tampilan default awal.
Hapus Posisi : Dapat menghapus bagan jika tidak ada lagi yang mengisinya.
Bagaimana cara download struktur posisi atau bagan di Gadjian?
Pilih bagan mana saja, lalu silakan klik "Tampilkan Struktur"
Klik “Download” di bagian pojok kanan atas
Bagaimana cara menghapus alur persetujuan yang sudah dibuat?
Alur persetujuan tidak dapat dihapuskan, jika kondisinya masih terdapat pengguna metode di dalamnya.
Alternatif menghapus alur persetujuan adalah:
Un-checklist pengguna (personalia) pada metode persetujuan sebelumnya
Buat pengaturan baru yang sesuai dan masukkan pengguna (personalia) ke alur persetujuan baru.
📌Catatan:
Perubahan pengaturan alur persetujuan ini tidak akan mengubah alur persetujuan yang sudah berjalan sebelumnya.
FAQ Fitur Persetujuan Berjenjang di Gadjian
Ditulis oleh Luna