Artikel ini membantu Anda memahami cara mengatur direktori penilaian di Gadjian Performance Review agar proses evaluasi kinerja lebih terstruktur dan objektif. Dalam sistem Gadjian Performance Review, pengaturan direktori berperan penting untuk memastikan setiap karyawan memiliki target yang relevan dan terukur. Tanpa struktur ini, proses penilaian kinerja bisa menjadi subjektif, tidak konsisten, dan sulit ditindaklanjuti dalam keputusan HR seperti promosi atau bonus.
Ada 3 jenis pengaturan yang tersedia dan wajib diisi di bagian Pengaturan Direktori:
Atur Periode Penilaian, mengatur nama direktori, siklus dan periode penilaian.
Atur Pengguna & Metode, mengatur karyawan siapa dan reviewer siapa yang akan masuk ke dalam direktori yang dibuat.
Atur Penilaian, mengatur sistem skoring dan label untuk hasil akhir penilaian dalam direktori yang dibuat.
Yuk, simak panduan selengkapnya dibawah ini!
A. Membuat Pengaturan Periode Penilaian
Untuk membuat Direktori Penilaian, buka menu Pengaturan Direktori lalu klik +Direktori Penilaian
Gadjian akan menampilkan menu pengaturan Periode Penilaian. Isi nama Direktori Penilaian yang akan dibuat, misal Penilaian Kinerja Tim Marketing Semester 2/2025.
Pada field Siklus Penilaian, admin diminta memasukkan jumlah bulan yang merepresentasikan satu periode penilaian, misalnya 6 bulan atau 12 bulan. Nilai default siklus penilaian adalah 3 bulan. Periode ini akan digunakan sistem untuk menentukan rentang waktu antara tanggal mulai dan berakhirnya penilaian pada setiap siklus.
Pilih tanggal awal pada Periode Penilaian untuk menentukan waktu siklus dimulai. Tanggal akhir akan otomatis terisi menyesuaikan dari siklus penilaian.
Contoh :
Tanggal awal periode penilaian adalah 1 Juli 2025, maka tanggal akhir penilaian akan otomatis berubah menjadi 31 Desember 2025 sesuai siklus penilaian yang dibuat yaitu 6 bulan.
Kolom Pengingat Akhir Waktu Penilaian bertujuan untuk menentukan kapan sistem akan memunculkan reminder pada reviewer terkait batas waktu maksimal submit penilaian. Nantinya akan muncul di bagian Notifikasi Personalia.
Kolom Penilaian Dimulai berfungsi untuk menentukan waktu dimulainya reviewer melakukan penilaian. Validasi otomatis terisi dengan value H+1 dari tanggal akhir periode penilaian.
Masukkan waktu Penilaian Berakhir untuk menentukan batas tanggal pengisian penilaian kinerja oleh reviewer. Jika melewati tanggal berakhir maka reviewer yang belum submit penilaian tidak akan bisa lagi melakukannya. Dalam kolom ini Anda dapat memilih langsung pada drop down yang sudah tersedia.
Anda juga bisa memilih secara custom tanggal spesifiknya.
Kolom Ulangi siklus saat siklus berakhir
Pilih Ya, jika perusahaan telah mempunyai siklus/penilaian kinerja yang memang sudah terjadwal pada tanggal atau periode yang sudah ditentukan
Pilih Tidak, jika perusahaan hanya membuat direktori penilaian tersebut hanya untuk satu kali penilaian.
Kolom metode Perulangan Siklus akan muncul jika admin memilih “Ya” pada kolom “Ulangi siklus saat siklus berakhir”. Metode perulangan siklus ada 2 pilihan, yaitu :
Langsung, berarti sistem akan otomatis membuat siklus baru berdasarkan pengaturan periode penilaian sebelumnya. Contoh (siklus 6 bulan):
Periode penilaian 1 Juli 2025 – 31 Desember 2025 → penilaian dijalankan 1 Januari 2026 untuk periode tersebut.
Periode berikutnya: 1 Januari 2026 – 30 Juni 2026 → penilaian dijalankan 1 Juli 2026.
Jeda 1 Siklus, berarti sistem akan membuat siklus baru dengan periode penilaian awal jeda 1 siklus sesuai periode siklus pada siklus sebelumnya. Contoh (siklus 6 bulan):
Periode penilaian: 1 Juli 2026 – 31 Desember 2026 → penilaian dijalankan 1 Januari 2027 untuk periode tersebut.
Karena ada jeda 1 siklus, periode berikutnya yang dibuat adalah 1 Juli 2027 – 31 Desember 2027 → penilaian dijalankan 1 Januari 2028 (tidak ada penilaian untuk periode 1 Januari 2027 – 30 Juni 2027).
Untuk melanjutkan ke bagian selanjutnya, pilih Pengaturan Selanjutnya. Jika ingin melanjutkannya nanti, silakan pilih Simpan Sebagai Draf.
B. Mengatur Pengguna dan Metode Penilaian
Pilih personalia yang akan direview pada direktori tersebut. Admin bisa memilih berdasarkan dropdown yang telah disediakan (misal : berdasarkan Bagian Pekerjaan) atau pilih nama personalia langsung secara massal maupun satu per satu.
Karyawan yang muncul pada Personalia Terpilih adalah karyawan yang statusnya aktif (belum ada pemberhentian karir).
Pilih metode penilaian dengan menggeser toggle switch button yang tersedia. Jika akan menerapkan metode penilaian 360°, silakan mengaktifkan semua metode penilaian (Manager Review, Self Review, Subordinate Review, dan Team Review).
Metode penilaian Manager Review.
Penilaian kinerja akan dilakukan oleh atasan dari personalia terpilih pada kolom sebelumnya. Tersedia 3 opsi dalam memilih atasan yang akan menilai personalia di direktori yang dibuat.
a. Pilih “Atasan Manual”, jika ingin memilih reviewer secara manual.
b. Pilih “Berdasarkan Hierarki Organisasi”, jika ingin otomatis berdasarkan struktur organisasi yang sebelumnya sudah dibuat di menu Organisasi > Struktur Posisi.
c. Pilih “Berdasarkan posisi struktur organisasi”, jika ingin memilih berdasarkan jabatan di struktur organisasi yang sebelumnya sudah dibuat di menu Organisasi > Struktur Posisi.
Metode penilaian Self Review.
Penilaian kinerja akan dilakukan oleh karyawan itu sendiri sesuai dengan personalia terpilih pada kolom sebelumnya.Metode penilaian Subordinate Review.
Penilaian kinerja akan dilakukan oleh bawahan dari personalia yang terpilih pada kolom sebelumnya.Metode penilaian Team Review.
Penilaian kinerja akan dilakukan oleh tim dari personalia yang terpilih pada kolom sebelumnya. Tim yang dimaksud adalah rekan satu tim, rekan lintas divisi, departemen atau grup tertentu.
Tentukan bobot penilaian setiap metode sesuai yang diinginkan. Bobot adalah persentase pengaruh dari masing-masing reviewer atau metode dalam menghasilkan skor akhir. Ketika perusahaan menggunakan lebih dari satu metode penilaian, misalnya Manager Review & Self-Review, setiap metode tidak selalu memiliki pengaruh yang sama. Melalui bobot, admin dapat mengatur metode mana yang dianggap paling penting.
Contoh:
Bobot ditentukan sebagai berikut: Manager Review = 60%, Self-Review = 20%, Team Review = 20%. Nilai akhir masing-masing metode adalah Manager Review: 90, Self-Review: 80 dan Team Review: 85. Maka perhitungan skor akhirnya adalah:
(90 × 60%) + (80 × 20%) + (85 × 20%)
= 54 + 16 + 17
= 87
Tentukan urutan penilaian.
Pilih “bersamaan”, jika reviewer bisa memberikan penilaian tanpa menunggu penilaian self review oleh karyawan.
Pilih “melengkapi self-review” terlebih dahulu, jika ingin atasan memberikan penilaian setelah karyawan menyelesaikan self-review
Untuk melanjutkan ke bagian selanjutnya pilih Pengaturan Selanjutnya. Jika ingin melanjutkannya nanti, silakan pilih Simpan Sebagai Draf.
C. Mengatur Skor Penilaian
Apabila tipe feedback dari reviewer menggunakan campuran skala opini dan % persentase, admin perlu membuat Tabel Penyetaraan skala nilai untuk menjaga keadilan dan kejelasan dalam proses penilaian. Misal, skala 1 diasumsikan bernilai 20.
Lalu, tentukan Konversi Penilaian. Bagian ini bertujuan untuk menghitung skor akhir dengan bobot pada masing-masing metode penilaian, dimana hasil akhirnya akan berbentuk persentase. Tersedia hingga maksimal 10 panjang label penilaian.
Tentukan opsi Publikasi Nilai. Gadjian menyediakan dua metode publikasi:
Otomatis
Jika metode ini dipilih, sistem akan mempublikasikan nilai tanpa perlu tindakan tambahan dari admin.Terdapat dua kondisi yang bisa diaktifkan:
a. Review lengkap: nilai akan otomatis muncul bagi karyawan begitu semua reviewer menyelesaikan penilaiannya. Cocok jika perusahaan ingin hasil kinerja segera tersedia setelah proses review selesai.
b. Periode penilaian berakhir: sistem akan mempublikasikan nilai H+1 setelah tanggal akhir periode penilaian. Ini memastikan publikasi terjadi seragam untuk semua karyawan tanpa menunggu reviewer.
Admin dapat mengaktifkan salah satu atau kedua opsi. Sistem akan mengikuti kombinasi pengaturan tersebut.Manual
Pada metode ini, admin menentukan sendiri kapan nilai dipublikasikan. Cocok untuk perusahaan yang ingin melakukan tahap verifikasi internal sebelum hasil terlihat oleh karyawan.
Secara default, sistem akan memilih Manual, namun admin tetap dapat menggantinya ke metode otomatis jika diperlukan. Setelah nilai dipublikasikan, karyawan bisa melihat hasil penilaian dari Portal Personalia, tepatnya di menu Penilaian Kinerja Saya.
Jika ingin melanjutkannya nanti, silakan pilih Simpan Sebagai Draf. Atau pilih Siap Terbitkan, sehingga akan muncul pop up notifikasi seperti di bawah ini. Pilih Yakin, terbitkan jika setuju.
Kini penilaian telah aktif dijalankan sesuai siklus dan periode yang telah ditentukan.
Anda juga bisa melihat Catatan Penilaian dari direktori yang sudah dipublish dari menu Catatan Penilaian