Gadjian telah meluncurkan Gadjian Performance Review (GPR), fitur penilaian kerja yang membantu perusahaan melakukan evaluasi kinerja karyawan secara sistematis dan terukur. Dalam praktiknya, performance review atau performance appraisal dilakukan dengan menentukan periode penilaian dan indikator kinerja yang menjadi standar evaluasi.
Mari kita bedah bagaimana fitur GPR berjalan secara umum!
A. Konsep Fitur Penilaian Kinerja
Sebelum masuk ke detail sub-menu dalam fitur GPR, mari pahami dulu konsep dasar dan alur teknis penggunaannya. Ada 3 tahapan utama yang perlu dilakukan admin untuk menjalankan penilaian kinerja di Gadjian:
Membuat Template Penilaian
Langkah pertama adalah membuat template yang akan digunakan dalam satu atau beberapa penilaian. Template ini dapat dibuat melalui menu Template Penilaian. Di dalam template, admin dapat menentukan indikator, rating, dan pengguna template penilaian sesuai kebutuhan perusahaan.
Membuat Direktori Penilaian
Setelah template selesai, langkah berikutnya adalah membuat Direktori Penilaian. Direktori berfungsi untuk mengatur: periode penilaian (misalnya triwulan, tahunan, atau periode khusus), pengguna dan reviewer yang terlibat dalam penilaian serta metode penilaian dan sistem skoring yang digunakan.
📝Catatan:
• Gadjian akan otomatis mengirimkan email notifikasi ke karyawan yang ditunjuk sebagai reviewer pada tanggal mulai penilaian pukul 08.00 WIB.
• Reviewer melakukan penilaian melalui Portal Personalia (saat ini belum tersedia di aplikasi Gadjianku).
Melihat Catatan Penilaian
Setelah direktori dipublikasikan, admin dapat memantau progres dan hasil penilaian melalui menu Catatan Penilaian. Admin juga dapat menyunting umpan balik (feedback) reviewer sebelum penilaian berakhir. Laporan hasil penilaian dapat diunduh baik oleh admin, reviewer, maupun karyawan melalui portal masing-masing.
📝 Catatan: Hasil penilaian baru dapat dilihat setelah reviewer melakukan submit.
B. Template Penilaian
Pada halaman Template Penilaian, Gadjian menyediakan 4 contoh template bawaan yang siap digunakan. Namun admin juga dapat menambahkan template baru sesuai kebutuhan. Sebelum membuat template, penting memahami tiga elemen utama berikut:
Key Result Area (KRA)
Key Result Area (KRA) (dalam metode OKR disebut sebagai Objective) adalah sejumlah area atau bidang utama dalam pekerjaan seseorang yang menentukan tugas dan tanggung jawabnya. KRA adalah fokus utama dari pekerjaan seseorang, yang mencerminkan bagian terpenting dari tanggung jawabnya. KRA biasanya dibuat selaras dengan tujuan dan strategi organisasi.
Contoh KRA : Pengembangan Produk, Pelayanan Pelanggan, atau Pengelolaan Proyek.
Key Performance Indicator (KPI)
Key Performance Indicator (KPI) (dalam sistem OKR disebut sebagai Key Result) adalah metrik atau indikator yang digunakan untuk mengukur sejauh mana suatu KRA telah dicapai. Bagian ini memberikan informasi kuantitatif atau kualitatif tentang kemajuan atau kinerja dalam mencapai tujuan dan tanggung jawab dalam suatu KRA.
Contoh KPI untuk KRA Pelayanan Pelanggan, bisa berupa waktu tanggapan rata-rata (menit), tingkat kepuasan pelanggan, jumlah keluhan yang diselesaikan tepat waktu.
Rating Indicator
Rating Indicator menunjukkan bobot atau tingkat pentingnya suatu indikator dalam template. Di Gadjian, indikator ini bisa berbentuk angka atau persentase.
Baca panduan lengkap dan contoh pembuatan template penilaian disini.
C. Direktori Penilaian
Direktori Penilaian membantu perusahaan mengatur siklus evaluasi agar berjalan otomatis setiap periode. Ada 3 pengaturan utama di sub-menu Pengaturan Direktori:
Pengaturan Periode Penilaian
Admin menentukan periode penilaian, misalnya 3 bulan atau 12 bulan, serta tanggal mulai dan berakhirnya penilaian. Opsi perulangan otomatis juga tersedia jika ingin menerapkan siklus berkelanjutan.
Pengaturan Pengguna dan Metode Penilaian.
Admin memilih siapa yang akan dinilai dan siapa yang menjadi reviewer, serta menentukan metode penilaian yang digunakan.
Ada 4 metode penilaian yang tersedia, yaitu :
• Manager Review (Penilaian dari atasan)
• Self-Review (Penilaian terhadap diri sendiri)
• Subordinate Review (Penilaian dari bawahan)
• Team Review (Penilaian dari suatu tim, seperti divisi, departemen, atau grup tertentu)
Pengaturan Skor Penilaian
Admin mengatur sistem skoring dan label hasil akhir. Bila menggunakan kombinasi skala opini dan persentase, tersedia tabel penyetaraan otomatis. Admin juga dapat menentukan apakah hasil penilaian dipublikasikan otomatis atau manual.
Baca panduan lengkap dan contoh pembuatan direktori penilaian disini.
D. Catatan Penilaian
Fungsi menu Catatan Penilaian adalah menampilkan hasil penilaian yang telah disubmit oleh reviewer. Sebelum hasil dipublikasikan, admin bisa meninjau dan mengedit data penilaian bila diperlukan. Berikut penjelasan halaman ini:
Berikut penjelasan menu Catatan Penilaian:
Nama Penilaian Kinerja (A)
Kolom Nama Penilaian Kinerja merupakan nama penilaian yang dapat user gunakan. Secara default pada awalnya nama penilaian kinerja akan sama dengan nama direktori, namun user dapat mengubah nama penilaian kinerja dengan klik tombol pensil (G) di samping nama penilaian.Nama Direktori (B)
Kolom Nama Direktori akan menginformasikan penilaian ini tergenerate dari direktori yang mana.Siklus Penilaian (C)
Kolom Siklus Penilaian akan menampilkan informasi siklus/periode pada penilaian kinerja yang tergerate dari pembuatan direktori.Penilaian Dimulai (D)
Kolom Penilaian Dimulai untuk menginformasikan kapan reviewer dapat memulai penilaiannya.Penilaian Berakhir (E)
Kolom Penilaian Berakhir untuk menginformasikan batas maksimal reviewer mengisi penilaian.Status Penilaian (F)
Kolom Status Penilaian untuk menginformasikan status penilaian saat ini. Terdapat 4 status yaitu :• Belum Mulai, penilaian belum bisa dilakukan karena belum melewati tanggal penilaian dimulai.
• Lengkap, semua reviewer sudah submit penilaian yang dilakukan.
• Tidak Lengkap, 1 atau beberapa reviewer belum submit penilaian. Sistem akan mem-block reviewer yang belum submit sehingga tidak bisa melakukan penilaian.
Jika user ingin agar reviewer yang belum submit dapat melakukan penilaian, user dapat klik ikon kalender + (H) untuk memperpanjang tanggal masa akhir penilaian.• Dalam Proses, penilaian sudah dimulai dan reviewer sedang melakukan penilaian.
Detail
Kolom Detail untuk melihat detail penilaian yang berisi informasi siapa yang dinilai dan siapa yang akan menilai. Dengan klik ikon buble detail (I) Gadjian akan menampilkan detail penilaian karyawan di Catatan Penilaian terkait.