Proses penilaian kinerja karyawan yang efektif dan terstruktur sangat penting untuk mendukung pengembangan SDM di sebuah organisasi. Template Penilaian di Gadjian Performance Review dirancang agar HR dan pimpinan bisa dengan mudah menyesuaikan standar penilaian sesuai kebutuhan, baik dari sisi siapa saja yang menjadi reviewer maupun tipe feedback hingga bobot penilaian per indikator. Artikel ini akan membimbing Anda memahami aspek-aspek detail dari pembuatan template penilaian hingga metode rating indikator.
A. Mengenal Pengguna Template Penilaian
Dalam Gadjian Performance Review, terdapat empat jenis pengguna template penilaian yang dapat berperan dalam proses review kinerja.
Manager Review
Reviewer adalah atasan langsung (manager, supervisor, kepala divisi) yang melakukan penilaian terhadap bawahan.
Self Review
Reviewer adalah karyawan itu sendiri. Penilaian dilakukan secara mandiri untuk refleksi dan evaluasi diri.
Subordinate Review
Reviewer adalah bawahan, biasanya untuk menilai atasan (bottom-up review, misalnya leadership, komunikasi, dan keterbukaan).
Team Review
Reviewer adalah rekan kerja dalam satu tim, cocok untuk penilaian berbasis kerja sama atau proyek.
Secara default, keempat pengguna akan otomatis ter-checklist saat pembuatan template. Anda bisa menyesuaikan pengguna yang dipilih dengan ketentuan sistem memastikan bahwa minimal satu pengguna harus selalu terchecklist agar template dapat diproses.
B. Mengenal Tipe Feedback pada Template Penilaian
Di Gadjian Performance Review, jenis feedback di template penilaian Gadjian dapat dipilih dan dikombinasikan secara fleksibel pada masing-masing indikator. Penting untuk memahami keunikan serta ketentuan dari setiap tipe feedback yang disediakan, agar template penilaian yang Anda buat benar-benar sesuai kebutuhan organisasi maupun tujuan pengembangan karyawan.
Berikut penjelasan detail untuk setiap tipe:
Teks
Saat memilih tipe Teks, seluruh indikator yang Anda tambahkan ke dalam template akan otomatis menggunakan format jawaban berupa teks naratif (deskripsi, pendapat, atau catatan). Ini sangat membantu jika ingin mendapatkan insight atau masukan terbuka dari reviewer terkait kinerja, perilaku, maupun rekomendasi pengembangan.
Ya/Tidak
Pada tipe feedback Ya/Tidak, setiap indikator yang Anda tambahkan hanya bisa dijawab reviewer dengan memilih “Ya” atau “Tidak”. Format ini cocok untuk penilaian kepatuhan atau pencapaian hasil yang bersifat hitam-putih.
Opini (Skala)
Pada tipe feedback ini, Anda akan diminta melakukan beberapa pengaturan berikut:
Skor Penilaian Skala Opini
Saat Anda memilih Skala Opini sebagai tipe feedback di pembuatan template penilaian, seluruh indikator yang Anda masukkan akan menggunakan format penilaian berbentuk rentang skala angka (seperti 1–5, 0–7, hingga maksimal 10), lengkap dengan label pada setiap skala yang dapat diatur penuh sesuai kebutuhan (misal: Buruk, Cukup, Baik, Istimewa). Tipe ini ideal untuk mengukur parameter perilaku, sikap, atau performa yang memerlukan penilaian secara bertingkat.
📝 Catatan:
a. Batas bawah skor dapat dipilih antara angka 0 atau 1.
b. Batas atas skor bisa ditentukan dari angka 5 sampai 10.
c. Default, sistem menampilkan tiga kotak label untuk skala awal dan minimal harus ada satu label.
d. Anda dapat menambah label hingga sebanyak batas atas yang Anda pilih. Jika memilih batas atas 5, Anda bisa punya lima label; jika 10, bisa sampai sepuluh label.
e. Bila Anda tidak mengisi label deskripsi, sistem tetap menyimpan template dan angka pada skala tetap tampil, namun tanpa makna label.
Indikator Rating
Setelah mengatur skala opini, Anda juga perlu menentukan Indikator Rating yang menentukan tingkat pentingnya KPI (Key Performance Indicator) tersebut dalam template penilaian secara keseluruhan. Ada 2 opsi yang tersedia:
a. Jika memilih Custom, Anda bisa memberi nilai rating berbeda untuk setiap indikator (misal: KPI utama diberi rating lebih tinggi).
Nilai rating dapat diisi antara 0 sampai 100 (tanpa koma atau titik, hanya angka bulat). Jika tidak diisi, sistem menganggap rating indikator tersebut bernilai nol.
b. Jika memilih Seimbang, sistem otomatis mengisi rating semua indikator dengan nilai 1 dan kolom rating menjadi tidak dapat diedit.
Di bawah form penilaian, sistem akan menampilkan Total Rating berdasarkan jumlah dan bobot rating yang sudah Anda inputkan, sehingga Anda bisa mengontrol keseluruhan bobot penilaian secara real-time.
%Pencapaian
Jika Anda memilih % Pencapaian sebagai tipe feedback template penilaian, maka setiap indikator yang Anda tambahkan akan menggunakan format pengisian nilai berupa persentase antara 0 hingga 100 persen. Format ini sangat cocok untuk indikator yang targetnya berbentuk kuantitatif, seperti pencapaian penjualan, penyelesaian tugas, atau tingkat produktivitas.
Pada tipe feedback ini, Anda akan diminta mengatur indikator rating seperti tipe feedback Skala Opini. Berbeda dari skala opini, rating di sini menggunakan satuan % (persentase) sehingga Anda benar-benar dapat mengatur proporsi bobot secara detail.
a. Jika Anda memilih Custom, Anda bisa menetapkan rating berbeda untuk setiap indikator lewat kotak pengisian di samping KPI. Nilainya boleh antara 0 hingga 100 (hanya angka bulat tanpa koma dan titik).
⚠️ Catatan:
Jika kolom rating dibiarkan kosong, sistem otomatis menganggap nilainya adalah 0.
b. Jika memilih Seimbang, sistem secara otomatis membagi 100% ke seluruh jumlah KPI yang ada. Nilai ini otomatis muncul di samping setiap KPI dan tidak dapat diedit pengguna.
Di bagian bawah form penilaian terdapat calculator otomatis yang akan menjumlahkan seluruh rating indikator yang sudah diinput. Jika total rating kurang dari 100, akan muncul alert “Total rating kurang dari 100” dan tombol Simpan dinonaktifkan.
Jika total rating melebihi 100, akan muncul peringatan “Total rating lebih dari 100” dan tombol Simpan juga dinonaktifkan.
Sistem baru akan mengaktifkan tombol Simpan jika total rating pas 100%.
Campuran
Dengan memilih Campuran sebagai tipe feedback, Anda dapat merancang satu form penilaian yang berisi lebih dari satu jenis feedback dalam satu template. Contohnya, Anda bisa menggabungkan Teks & Ya/Tidak, Teks & Skala Opini, atau bahkan mengkombinasikan Teks, Ya/Tidak, Skala Opini, dan %Pencapaian sekaligus, sesuai kebutuhan penilaian organisasi.
Pada tipe feedback ini, Anda akan diminta melakukan beberapa pengaturan berikut:
Pilih Feedback
Pada field Pilih Feedback, Anda wajib memilih minimal dua tipe feedback untuk bisa melanjutkan pembuatan template campuran. Setiap kotak indikator di bagian Key Performance Indicator (KPI) nantinya akan memiliki pilihan tipe feedback yang dapat Anda pilih secara spesifik untuk masing-masing indikator.
Pilihan pada dropdown tipe feedback di setiap KPI akan menyesuaikan dengan checklist tipe feedback yang Anda tentukan di awal. Misalnya jika hanya memilih Ya/Tidak dan %Pencapaian, maka dropdown hanya berisi dua tipe tersebut; jika memilih semua, maka keempat opsi tersedia.
Indikator Rating
Di bagian bawah form, sistem akan menampilkan Total Rating otomatis jika Anda memilih tipe Skala Opini dan/atau %Pencapaian sebagai salah satu feedback. Khusus tipe feedback Campuran, validasi Total Rating akan berbeda dibandingkan %Pencapaian murni, karena nilai rating di sini dapat lebih dari 100% dan tidak terbatas, sesuai dengan pengaturan lanjutan di Tabel Penyetaraan yang ada di Pengaturan Direktori Gadjian.
C. Daftar Penilaian
Pada semua tipe penilaian, setiap indikator wajib dimasukkan keterangan KRA (Key Result Area) dan KPI (Key Performance Indicator) agar penilaian terstruktur.
1. Berikut adalah fungsi button pada bagian KRA di Gadjian Performance Review:
a) Tambah KRA -> untuk menambahkan field KRA baru.
b) Duplikat KRA -> untuk menggandakan KRA beserta isinya dan terduplikat langsung di bawah field KRA yang diduplikasi.
c) Hapus KRA -> untuk menghapus KRA beserta isinya. Button ini hanya akan muncul jika KRA yang dibuat lebih dari satu
d) Drag & Drop -> untuk menyesuaikan urutan KRA. Admin dapat melakukan drag & drop sesuai urutan yang diinginkan.
2. Berikut fungsi button pada bagian KPI di Gadjian Performance Review:
a) Tambah KPI -> untuk menambahkan field KPI baru.
b) Duplikat KPI -> untuk menggandakan KPI beserta isinya dan terduplikat langsung di bawah field KRA yang diduplikasi.
c) Hapus KPI -> untuk menghapus KPI beserta isinya. Button ini hanya akan muncul jika KRA yang dibuat lebih dari satu
d) Drag & Drop -> untuk menyesuaikan urutan KPI. Admin dapat melakukan drag & drop sesuai urutan yang diinginkan. Hanya dapat digunakan untuk mengatur urutan dalam satu KRA, tidak bisa lintas KRA.
e) Kotak checklist Indikator wajib isi -> untuk mewajibkan reviewer agar mengisi indikator. Apabila kotak tersebut di-checklist, namun reviewer tidak mengisi bagian tersebut, maka akan terjadi gagal simpan penilaian.
📝Catatan:
Setiap KPI (Key Performance Indicator) juga memiliki kotak Indikator wajib diisi.
a. Jika box ini dicentang, maka reviewer diwajibkan mengisi jawaban pada indikator tersebut. Jika tidak diisi, sistem akan menampilkan notifikasi di bawah KPI: "Field ini wajib diisi" dan penilaian tidak bisa disimpan hingga indikator tersebut terisi.
b. Secara default, checklist ini aktif saat penambahan indikator.
Selain tipe feedback Teks dan Campuran, ada tambahan kotak Catatan wajib diberikan yang sifatnya opsional.
Anda bisa mengaktifkan sesuai kebutuhan untuk meminta reviewer memberikan penjelasan penilaian KPI (Key Performance Indicator) jika diperlukan.
D. Simulasi Membuat Template dengan Tipe Feedback Campuran
Dalam Gadjian Performance Review, Anda dapat membuat template penilaian dengan tipe feedback campuran. Simulasi berikut menggambarkan tahapan membuat dan mengatur template dengan tipe campuran semua tipe feedback:
Buka menu Template Penilaian > klik +Template Penilaian Kinerja
Isi kolom Nama Penilaian Kinerja
Pilih Pengguna Template sesuai dengan kebutuhan dengan centang kotak yang tersedia
Saat Anda ingin membuat form penilaian dengan jenis jawaban bervariasi, klik opsi Campuran di Field Feedback Dari Reviewer
Setelah memilih Campuran, centang tipe feedback yang ingin Anda gunakan di form penilaian. Sistem akan meminta Anda memilih minimal 2 tipe feedback yang akan digunakan: misalnya Teks & Ya/Tidak, Teks & Skala Opini, atau kombinasi keempatnya sekaligus.
Jika memilih tipe feedback Skala Opini, Anda akan diminta mengatur rentang skala penilaian dan label pada setiap skala.
Selain itu, Jika memilih tipe feedback Skala Opini dan/atau % Pencapaian Anda akan diminta mengatur Indikator Rating
Masuk ke field Daftar Penilaian, input judul Key Result Area (KRA) beserta deskripsi jika dibutuhkan.
Input daftar Key Performance Indicator (KPI), pilih tipe feedback sesuai kebutuhan penilaian.
Centang kotak Indikator wajib diisi jika indikator wajib dinilai oleh Reviewer.
Jika memilih tipe feedback % Pencapaian, pastikan mengisi nilai rating indikator tersebut.
Centang kotak Catatan wajib diberikan jika dibutuhkan Reviewer wajib memberikan keterangan/penjelasan tambahan.
Jika memilih tipe feedback Skala Opini, pastikan mengisi nilai rating indikator tersebut.
Karena tipe feedback campuran tidak mengharuskan nilai rating 100%, silakan klik Simpan jika pengisian semua indikator, tipe feedback, dan rating selesai diatur.
Berhasil, template penilaian selesai dibuat. Klik icon mata (Preview Template) untuk melihat hasil template yang dibuat.
Dengan langkah di atas, Anda dapat membuat template penilaian yang sangat fleksibel, akurat, dan menyesuaikan proses appraisal sesuai karakter dan kebutuhan organisasi. Fitur campuran ini memberi keleluasaan HR dan manajer dalam mengoptimalkan pemetaan potensi, capaian, dan insight karyawan secara komprehensif.