Sistem Lokasi Kehadiran berfungsi untuk mendefinisikan area-area spesifik yang diakui sebagai titik absensi. Penentuan ini merupakan wewenang admin dan harus selaras dengan kebijakan perusahaan, guna menciptakan sistem pencatatan kehadiran yang terstruktur dan dapat dipertanggungjawabkan. Melalui pengaturan batas geografis (radius) berbasis GPS, sistem menjamin keakuratan absensi hanya pada zona yang telah ditetapkan, sehingga mengurangi risiko pemalsuan kehadiran dan mengoptimalkan proses pengawasan.
A. Cara Tambah Lokasi Kehadiran
Ke menu Kehadiran > Pengaturan > Lokasi Kehadiran.
Admin dapat menambah lokasi dengan dua cara :
Melalui Pencarian Alamat
Metode ini hanya dapat digunakan jika alamat perusahaan sudah tersedia di Google Maps dan posisi titik lokasinya sudah tepat. Keunggulannya, admin tidak perlu menginputkan alamat, garis lintang dan garis bujurnya.
Berikut tahapannya :
a. Silakan ke menu Kehadiran > Pengaturan > Lokasi Kehadiran > Tambah Lokasi Kehadiran. Kemudian pilih cari lokasi berdasarkan “ Nama Tempat/Alamat”
b. Gunakan kolom pencarian untuk menemukan alamat yang diinginkan.
c. Setelah alamat ditemukan, sistem akan otomatis menampilkan detail alamat, garis lintang (latitude) dan garis bujur (longitude).
d. Inputkan “Nama Titik Kehadiran” dan “Radius”.
Contoh:
Lokasi kantor utama ditentukan radius 20 meter. Apabila karyawan melakukan pencatatan kehadiran melebihi 20 meter dari titik yang ditentukan, maka data kehadiran akan dianggap di luar jangkauan.
🎥 Simulasi penambahan lokasi melalui pencarian alamat
Melalui Input Koordinat (Latitude & Longitude)
Metode ini lebih disarankan jika lokasi yang ditambahkan lebih presisi atau lokasinya tidak otomatis muncul jika dicari melalui Google Map. Berikut tahapannya :
a. Menuju menu Kehadiran > Pengaturan > Lokasi Kehadiran > Tambah Lokasi Kehadiran. Kemudian cari lokasi berdasarkan “ Titik Koordinat”
b. Input “Garis Lintang” dan “Garis Bujur” klik cari. “Alamat”, “Latitude” dan “Longitude” akan otomatis terisi.
c. Inputkan “Nama Titik Kehadiran” dan “Radius Kehadiran”
🎥 Simulasi penambahan lokasi melalui input koordinat di sini.
ℹ️ Info tambahan:
Perlu diketahui bahwa teknologi GPS umumnya hanya mendeteksi posisi horizontal (sejajar dengan lantai dasar) dan tidak akurat dalam membaca posisi vertikal (lantai atas). Akibatnya, sistem absensi mungkin tidak dapat mendeteksi kehadiran dengan tepat jika Anda berada di lantai yang berbeda dari titik yang ditentukan.
Untuk mengatasi kendala ini, beberapa solusi yang dapat diimplementasikan adalah:
Pembuatan Titik Berdekatan: Menempatkan beberapa titik absensi berdekatan di area utama untuk memperluas cakupan deteksi.
Penyesuaian Radius: Memperbesar radius deteksi titik absensi, sehingga keberadaan karyawan di dalam gedung tetap dapat terdeteksi.
Kesepakatan Kehadiran Tetap: Menetapkan satu titik khusus (misalnya, di lobi gedung) sebagai tempat pencatatan kehadiran tunggal. Kebijakan ini berfungsi sebagai validasi bahwa karyawan telah tiba di area kantor
B. Menerapkan Lokasi Kehadiran Terdaftar ke Karyawan
Perusahaan dapat menentukan lokasi yang berbeda pada masing-masing karyawan dengan cara menambah personalia yang diinginkan.
Berikut tahapannya :
Menuju menu Kehadiran > Pengaturan > Lokasi Kehadiran
Pilih nama lokasi > pada kolom aksi klik ikon orang untuk tambahkan personalia ke lokasi kehadiran.
Pilih karyawan untuk memberikan lokasi kehadiran. Dapat dilakukan satu per satu, pilih semua atau grup personalia.
Ceklis “Pilih Semua”, maka akan otomatis nama karyawan akan muncul semua untuk diberikan pada lokasi tersebut.
Search > klik “Nama Karyawan”, maka lokasi tersebut hanya diberikan pada nama-nama karyawan yang dipilih saja.
Berdasarkan grup yang dipilih maka nama karyawan pada grup tersebut akan masuk kedalam lokasi.
⚠️Perhatian:
Karyawan bisa didaftarkan lebih dari satu titik lokasi
Jika karyawan tidak didaftarkan pada lokasi kehadiran, maka karyawan tidak dapat melakukan pencatatan kehadiran dengan notifikasi seperti gambar di bawah ini.
Selamat mencoba!