Mengelola absensi karyawan seringkali menjadi tantangan bagi divisi HR, mulai dari data yang tidak terpusat, proses input manual, hingga sinkronisasi yang rumit. Absensi GadjianKu dari Gadjian menghadirkan solusi untuk menyederhanakan semua itu.
Keunggulan Fitur Absensi GadjianKu:
Proses Otomatis dan Akurat: Fitur ini mencatat kehadiran secara otomatis tanpa perlu input data manual. Akurasi pencatatan waktu kerja pun lebih terjamin.
Data Real-time dan Terpusat: Pantau seluruh data kehadiran karyawan secara langsung dari satu dashboard yang terpusat, menghemat waktu yang biasanya terbuang untuk membuka banyak file.
Perhitungan Payroll yang Lebih Cepat: Proses rekap kehadiran untuk payroll menjadi lebih cepat dan akurat, mengurangi risiko kesalahan.
Keamanan Data Terjamin: Semua data absensi tersimpan aman di cloud, sehingga perusahaan tidak perlu khawatir kehilangan informasi penting.
Dengan mengadopsi fitur baru Gadjian yaitu GadjianKu Absensi, perusahaan tidak hanya mempermudah kerja tim HR, tetapi juga meningkatkan efisiensi operasional dan memberikan pengalaman kerja yang lebih praktis bagi semua karyawan.
Tingkatkan transformasi digital manajemen SDM perusahaan Anda dengan GadjianKu Absensi, solusi pintar untuk absensi yang modern dan efisien.
A. Cara Mengaktifkan Fitur Absensi GadjianKu.
Untuk mengaktifkan fitur Absensi GadjianKu, Admin diwajibkan untuk memberikan konfirmasi terlebih dahulu.
Setelah memilih "Ya", sistem akan memandu Admin melalui serangkaian pertanyaan untuk mengkonfigurasi kebijakan absensi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
B. Cara Mengatur Kebijakan Validasi dan Persetujuan Absensi
Pengaturan Tampilan Menu Aplikasi di Mobile App Karyawan
Pada bagian ini, Admin dapat menentukan menu absensi mana saja yang akan aktif dan terlihat oleh karyawan di aplikasi GadjianKu.
Pilihlah konfigurasi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Jika semua opsi diaktifkan, tampilan menu absensi pada aplikasi GadjianKu akan seperti gambar berikut :
Pengaturan Kebijakan untuk Pencatatan Kehadiran
Bagian ini memungkinkan Admin untuk mengatur aturan validasi absensi berbasis lokasi GPS dan menentukan alur persetujuan untuk catatan kehadiran. Terdapat tiga pengaturan yang dapat dikonfigurasi :
Penolakan Otomatis Absen Jika Di Luar Lokasi
Jika diaktifkan (pilih "Ya"), sistem akan secara otomatis menolak semua absensi (Masuk, Keluar, Mulai Lembur, Selesai Lembur) yang dilakukan di luar koordinat GPS yang telah terdaftar pada menu Kehadiran > Pengaturan > Lokasi. Karyawan akan menerima notifikasi penolakan langsung di aplikasi GadjianKu.
Persetujuan untuk Absensi Masuk dan Absensi Keluar jika diluar titik lokasi yang ditentukan.
Apabila diaktifkan (Ya), ketika karyawan melakukan absensi. Absensi yang dilakukan akan membutuhkan persetujuan admin. Dimana admin perlu melakukan approval pada menu Kehadiran > Manajemen Absensi > Persetujuan Absensi.Mengatur persetujuan untuk Mulai Lembur dan Selesai Lembur
Seperti poin 2, apabila diaktifkan (Ya) maka absensi akan masuk kedalam persetujuan admin dan admin perlu menyetujui absensinya atau menolak absensi karyawan. Jika diaktifkan (Tidak), maka absensi akan langsung masuk ke data absensi.
Catatan Penting:
Jika opsi "Ya" pada poin 1 diaktifkan, maka opsi pada poin 2 dan 3 akan terkunci (disable). Hal ini karena semua absensi di luar lokasi sudah otomatis ditolak, sehingga tidak memerlukan lagi pengaturan alur persetujuan.
3. Wajib Absen Keluar untuk tanggal yang telah berlalu
Admin dapat menentukan apakah karyawan wajib melakukan absensi keluar atau tidak untuk absensi yang sudah berlalu.
Jika diaktifkan (Ya), ketika karyawan melakukan absensi di hari berikutnya pada saat ingin melakukan absensi di aplikasi GadjianKu akan muncul notifikasi pesan seperti gambar dibawah ini.
Namun, jika dipilih (Tidak), karyawan langsung melakukan absensi pada masuk pada hari tersebut.
4. Wajib Selesai Lembur untuk tanggal yang telah berlalu
Admin dapat menentukan apakah karyawan wajib melakukan absensi selesai lembur atau tidak untuk absensi yang sudah berlalu.
Poin ini sama dengan poin c dimana jika diaktifkan (Ya) ketika karyawan melakukan absensi lembur di hari berikutnya dan hari sebelumnya belum melakukan absensi selesai lembur. Maka ketika karyawan ingin melakukan absensi akan muncul notifikasi seperti gambar dibawah ini.
Semoga membatu !