Bagian ini digunakan untuk menentukan kapan karyawan mulai mendapatkan dan memperbarui jatah cuti tahunannya. Gadjian akan menghitungkan plafon cuti secara otomatis setiap tahun sesuai ketentuan perusahaan.

Terdapat 2 opsi periode cuti yang tersedia, yaitu :

Perhitungan jatah cuti mengikuti tanggal bergabung (masuk kerja) masing-masing karyawan.

Contoh :

Personalia D mulai bekerja pada tanggal 11 Juni 2025 dan perusahaan memiliki kebijakan karyawan akan mendapatkan plafon cuti setelah 12 bulan bekerja, maka plafon cuti akan diterima pada 11 Juni 2026.

Periode ini berarti cuti tahunan karyawan yang dihitung dan dimulai di tanggal yang sama tanpa melihat kapan mereka mulai kerja individu.

Contohnya, jika perusahaan memilih periode bersama 1 Januari, maka setiap tanggal 1 Januari sistem akan otomatis memperbarui jatah cuti karyawan.

Gadjian akan memberikan jatah cuti pada karyawan yang telah melewati batas minimal masa kerja yang ditetapkan perusahaan.

Terdapat 2 opsi untuk mendapatkan jatah cuti karyawan, yaitu :

Karyawan akan mendapatkan jatah cuti tahunan setelah mencapai masa kerja tertentu. Misal, jika perusahaan menetapkan cuti diberikan setelah 3 atau 12 bulan bekerja, maka karyawan baru akan mulai memiliki jatah cuti setelah melewati masa tersebut.

Opsi ini cocok bagi perusahaan yang tidak ingin memberikan cuti karyawan secara langsung.

Dengan opsi ini, karyawan akan langsung mendapatkan plafon cuti tahunan sejak hari pertama bekerja.

Opsi ini direkomendasikan bagi perusahaan yang ingin memberikan benefit cuti secara langsung tanpa menunggu masa kerja tertentu.

Bagian ini digunakan untuk menentukan jumlah hari cuti tahunan yang akan diberikan ke karyawan dalam satu tahun.

Tersedia 2 opsi, yaitu :

Jumlah hari cuti ditetapkan sama untuk semua karyawan tanpa melihat lama masa kerja masing-masing. Artinya, setiap karyawan akan otomatis mendapat jatah cuti yang sama

ℹ️ Informasi tambahan :

Dalam Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 Pasal 79 diatur sebagaimana pengusaha wajib memberi waktu istirahat dan cuti kepada pekerja/buruh dengan sekurang-kurangnya 12 hari kerja setelah pekerja/buruh yang bersangkutan bekerja selama 12 bulan secara terus-menerus.

Pada metode ini, jumlah jatah cuti ditentukan berdasarkan grade (level jabatan) atau masa kerja karyawan.

a) Berdasarkan grade personalia

Apabila akan dipilih berdasarkan grade, pastikan Anda telah membuat dan mengaktifkan grade personalia terlebih dahulu melalui menu Pengaturan Grading & Skala Upah.Grade ini nantinya juga akan terhubung ke Karir & Remunerasi untuk menentukan skala upah sesuai level karyawan. Selanjutnya, Anda bisa menentukan jumlah cuti untuk tiap grade dengan klik ikon pensil pada kolom Aksi.

b) Berdasarkan masa kerja personalia

Mengatur jumlah cuti berdasarkan lama masa kerja karyawan.

Anda cukup klik “+Tambah Masa Kerja”, lalu tentukan jumlah cuti sesuai rentang masa kerja.

Contoh: 0–2 tahun, 2– 4 tahun dan seterusnya.

Sistem akan menghitung masa kerja sejak tanggal bergabung karyawan.

Pengaturan ini menentukan bagaimana plafon cuti tahunan diberikan kepada karyawan setelah memenuhi syarat masa kerja.

Tersedia 2 opsi, yaitu :

Plafon cuti akan diberikan sekaligus di awal periode cuti tahunan. Opsi ini direkomendasikan bagi perusahaan yang lebih fleksibel dalam pengelolaan SDM, sehingga tidak perlu melakukan kalkulasi tiap bulan yang bisa menyulitkan tracking cuti (mengurangi potensi kesalahan administratif).

Jatah cuti diberikan secara bertahap setiap bulan (dicicil), hingga akhir periode cuti tahunan. Opsi ini cocok untuk perusahaan yang ingin distribusi cuti lebih bertahap dan merata.

Sebagai contoh :

• Plafon cuti dalam 1 tahun = 12 hari.

• Maka, cuti yang diterbitkan oleh sistem dalam 1 bulan = 1 hari.
Didapatkan dari 12 hari dibagi 12 bulan

Menentukan bagaimana sisa cuti yang belum diambil dari tahun/periode kerja sebelumnya akan diproses atau diperlakukan di periode saat ini.

Dalam manajemen cuti karyawan, tidak semua cuti yang diberikan di satu tahun diambil habis oleh karyawan. Maka dari itu, perusahaan perlu menetapkan kebijakan mengenai:

• Apakah sisa cuti tahun sebelumnya bisa dibawa ke tahun berikutnya?

• Jika bisa dibawa, berapa lama masa berlaku sisa cuti tersebut?

• Apakah sisa cuti bisa diuangkan jika tidak diambil?

•Apakah sisa cuti akan hangus jika tidak diambil dalam waktu tertentu?

Tersedia 2 opsi di Gadjian, yaitu :

Carry Forward adalah sisa cuti dari periode sebelumnya yang diizinkan untuk digunakan ke periode cuti berikutnya dalam rentang waktu tertentu.

Jika, memilih opsi ini maka perlu diatur dua hal berikut :

1) Jumlah maksimal
Menentukan batas maksimal hari cuti yang dibawa ke periode selanjutnya.

Contoh:

Jika batas maksimal ditetapkan 6 hari, dan karyawan memiliki 8 hari sisa cuti dari periode sebelumnya, maka hanya 6 hari yang dapat ditambahkan ke periode berikutnya.

2) Masa berlaku
Ini adalah batas waktu kapan sisa cuti yang dibawa tadi masih bisa digunakan. Setelah lewat dari masa berlaku, sisa cuti itu akan hangus.

​Jika sisa cuti tidak dipakai, perusahaan juga bisa memberikan opsi untuk “menukar” sisa cuti dengan uang (sesuai kebijakan masing-masing perusahaan). Ada 4 hal yang perlu diatur terkait ini, antara lain:

1) Basis pengali : Dasar perhitungan menghitung berapa nilai uang dari sisa cuti. Ada 2 pilihan :
- Berdasarkan Gaji Pokok. Atau
- Berdasarkan Gaji Pokok + Tunjangan Tetap
​
📌Catatan :
Jika memilih Gaji Pokok + Tunjangan Tetap, wajib ditentukan terlebih dahulu komponen Tunjangan Tetap mana saja yang akan mempengaruhi proses perhitungan.

2) Jumlah maksimal : Jumlah hari cuti dari periode sebelumnya yang boleh dapat diuangkan.

3) Jumlah hari kerja per bulan : Total hari kerja dalam sebulan di perusahaan di setiap bulannya (sebagai pembagi perhitungan).

4) Dipotong pajak: Perusahaan bisa pilih apakah uang pengganti cuti akan dipotong pajak atau tidak.

• Jika Ya, maka dihitung dengan pajak tipe A1.

• Jika Tidak, berarti uang cuti dibayarkan penuh tanpa potongan pajak.

Contoh Perhitungan :

• Basis pengali : Gaji Pokok + Tunjangan Tetap (hanya Tunjangan Jabatan)

• Jumlah maksimal cuti diuangkan : 12 hari

• Jumlah hari kerja : 22 hari perbulan

• Sisa cuti dari periode sebelumnya : 12 hari

• Total Gaji Pokok + Tunjangan. Tetap = Rp13.000.000

Maka perhitungannya adalah :

12 ÷ /22 x Rp13.000.000 = Rp7.363.636

💡Hacks

Apabila perusahaan menerapkan kebijakan yang menetapkan bahwa sisa cuti pada periode sebelumnya akan hangus apabila tidak digunakan, sehingga tidak dapat dibawa maupun diuangkan pada periode berikutnya. Maka, alternatif yang dapat dilakukan adalah dengan pilih Carry Forward atau Cuti Diuangkan, namun pada bagian jumlah hari cuti dan batas bulan berlaku di input 0.

Dengan demikian, sistem tidak akan mencatat atau mengakui adanya sisa cuti yang masih tersedia bagi personalia pada periode cuti berikutnya.

Fitur Hutang Cuti di Gadjian berlaku untuk kondisi berikut :

a. Untuk karyawan baru - Perusahaan mengizinkan karyawan mengambil cuti

sebelum jatah cuti tahunannya tersedia.

b. Untuk karyawan lama - Perusahaan mengizinkan karyawan mengambil cuti meskipun jatah cutinya sudah habis di periode berjalan.

Jika perusahaan menerapkan sistem hutang cuti, Anda perlu menentukan jumlah maksimal hari cuti yang boleh dihutangkan.

📌Catatan :

• Jumlah hari hutang cuti yang diambil akan mengurangi jatah cuti di periode berikutnya.

• Jika fitur hutang cuti tidak diaktifkan, maka ketika karyawan dalam dua kondisi di atas (poin 6a dan 6b), sistem akan menampilkan notifikasi peringatan bahwa cuti tidak dapat diajukan karena jatah sudah habis.

Block Leave adalah kebijakan yang mewajibkan karyawan untuk mengambil cuti tahunan dalam satu waktu tertentu sesuai kebijakan perusahaan. Kebijakan ini biasanya diterapkan di beberapa industri - seperti perbankan - untuk alasan operasional dan pengawasan internal.

Jika perusahaan menerapkan sistem Block Leave, maka Anda perlu menentukan jumlah maksimal hari Block Leave yang wajib diambil dalam satu kali pengajuan cuti.

📌Catatan :

• Hari pengajuan Block Leave tidak harus berurutan, namun harus diajukan sekaligus sesuai dengan periode yang telah ditentukan perusahaan

• Di data cuti, baik di portal admin maupun portal personalia akan muncul informasi apakah karyawan tersebut sudah mengajukan Block Leave atau belum.

Pengaturan ini menentukan apakah Cuti Bersama yang diatur melalui menu Pengaturan Kalender akan otomatis mengurangi jatah cuti tahunan karyawan.

Tersedia dua opsi pengaturan, yaitu :

• Ya : Jika dipilih, maka jumlah cuti tahunan akan berkurang sesuai jumlah hari Cuti Bersama.

• Tidak : Jika dipilih, maka sistem tidak akan memotong jatah cuti tahunan karyawan

📌Catatan :

Jika ada Cuti Bersama, maka status kehadiran karyawan akan berubah menjadi :

1) Cuti Bersama (CB) = untuk karyawan yang sudah memiliki jatah cuti tahunan.

2) Bukan Hari Kerja (BHK) = untuk karyawan yang belum memiliki jatah cuti tahunan, namun memiliki pola kerja atau shift.

3) Belum Ada Status (NA) = untuk karyawan yang belum memiliki jatah cuti tahunan dan tidak memiliki pola kerja atau shift.

• Jika perusahaan menerapkan Cuti Bersama memotong jatah cuti tahunan, namun karyawan tersebut tetap masuk kerja (misalnya karena lembur) maka sistem akan menghapus potongan cuti bersama dan menghitung hari tersebut sebagai lembur.

• Cuti Bersama hanya akan memotong jatah cuti tahunan yang berada dalam periode cuti berjalan. Jadi, jika perusahaan menggunakan sistem Periode Individu, maka potongan jumlah Cuti Bersama-nya bisa berbeda-beda untuk tiap karyawan.

Contoh Kasus :

Berdasarkan Pengaturan Kalender periode 2025 terdapat 11 hari Cuti Bersama.

Simulasi 1

Periode cuti Personalia F :1 Januari 2025 - 31 Desember 2025

→ Seluruh 11 hari Cuti Bersama tahun 2025 akan dipotong dari jatah cuti tahunannya

Simulasi 2

Periode cuti personalia E : 1 Mei 2025 - 30 Apr 2026

→ Hanya Cuti Bersama antara 1 Mei 2025 – 30 April 2026 yang akan dipotong.

→ Cuti Bersama sebelum 1 Mei 2025 tidak akan terhitung.

Baca juga : FAQ Cuti di Gadjian

Selamat mencoba !