Pada Gadjian terdapat fitur Gadjian Applicant Tracking System (GATS) yang bertujuan untuk membantu pengguna Gadjian dalam pengelolaan rekrutmen karyawan. Anda dapat memanfaatkan fitur ini dengan benar, namun beberapa pengaturan perlu diatur terlebih dahulu.
A. Pengaturan Rekrutmen
Deskripsi Perusahaan
Sebelum memulai membuat aturan rekrutmen pada perusahaan Anda, pastikan data perusahaan telah dilengkapi di menu Deskripsi Perusahaan.
Anda dapat melihat preview tampilan Jobsite dengan klik “Pratinjau Halaman”.
Dengan satu klik “Bagikan”, Anda juga bisa menyebarkan informasi perusahaan dan lowongan kerja terbaru ke teman atau jaringan Anda melalui WhatsApp, LinkedIn, Telegram, Facebook, Twitter, atau langsung salin link. Jangan lewatkan kesempatan menemukan kandidat terbaik!
Tahapan
Menu Tahapan ini merupakan pengaturan utama yang berisi tahapan-tahapan apa saja yang ada dalam perusahaan dalam melakukan rekrutmen. Tahapan rekrutmen antar posisi bisa berbeda, sehingga tahapan ini sifatnya dapat disesuaikan di setiap pembukaan lowongan pekerjaan.
Terdapat contoh default tahapan yang umum digunakan. Anda dapat disesuaikan atau penghapusan tahapan.
📌 Catatan :
Pengaturan Tahapan Rekrutmen
Dalam setiap posisi pekerjaan yang dibuat, sistem telah menyediakan tahapan default yang selalu ada dan tidak dapat dihapus, yaitu:
1) Tahapan Kandidat Baru : menampung kandidat yang baru dimasukkan ke dalam suatu pekerjaan.2) Tahapan Direkrut : penampungan akhir ketika kandidat sudah diterima bekerja dalam perusahaan.
Aturan Penamaan Tahapan
Nama tahapan tidak boleh sama (duplikat) dan minimal terdiri dari 3 karakter dan maksimal 25 karakter.Ketentuan Penghapusan Tahapan
- Tahapan hanya dapat dihapus apabila belum digunakan dalam suatu pekerjaan.
- Jika dalam tahapan tersebut sudah terdapat kandidat, maka tahapan tidak dapat dihapus.
- Apabila penghapusan gagal, sistem akan menampilkan notifikasi peringatan sebagai berikut:
Source
Pada menu Source terdapat 2 kategori untuk disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, yaitu :
Source/sumber rekrutmen, merujuk pada platform atau saluran utama dari mana kandidat berasal. Contoh : Direct, Facebook, LinkedIn, dan sebagainya.
Medium rekrutmen (biasa disebut media), menjelaskan metode atau cara bagaimana pesan disampaikan melalui sumber tersebut.Apakah kandidat yang didapat melalui media iklan, agensi, event dan sebagainya.
📌 Catatan :
Terdapat default source yang disediakan oleh Gadjian, namun dapat disesuaikan dengan tambah, edit atau hapus source & medium.
Penginputan nama Source & Medium minimal 3 karakter dan maksimal 40 karakter.
Source dan Medium dapat dihapus jika belum digunakan oleh kandidat.
Jika ada penyesuaian pada Source dan Medium, maka data kandidat yang sudah menggunakan Source dan Medium tersebut akan terkena dampak pembaruan.
Alasan Penolakan
Menu penolakan digunakan untuk mengatur alasan-alasan penolakan kandidat pada setiap tahapan.
📌 Catatan :
Pada menu penolakan terdapat default alasan penolakan yang disediakan oleh Gadjian, namun dapat disesuaikan dengan tambah, edit atau hapus alasan penolakan.
Ketentuan penginputan data minimal 3 karakter dan maksimal 40 karakter.
Alasan penolakan dapat dihapus belum digunakan oleh kandidat.
Jika ada penyesuaian pada data Alasan Penolakan, maka data kandidat yang sudah menggunakannya akan terkena dampak pembaruan.
Email
Fitur Email memungkinkan Anda menambahkan akun Gmail untuk mengirimkan pesan langsung kepada kandidat terkait proses rekrutmen yang ada di perusahaan.
Terdapat 3 bagian pada fitur Email :
a. Provider Email
Provider Email berfungsi untuk menghubungkan alamat email Anda dengan sistem Gadjian. Dengan mengaktifkan fitur ini, setiap pesan rekrutmen yang dikirimkan melalui Gadjian akan menggunakan akun email yang terintegrasi. Anda juga tidak perlu lagi berpindah-pindah platform untuk mengirimkan informasi. Semua korespondensi rekrutmen dapat dikelola langsung di dalam sistem Gadjian, sekaligus tetap tercatat di inbox email Anda.
Untuk memulai,cukup klik tombol “Sign in with Google” lalu pilih akun Gmail yang ingin digunakan sebagai email rekrutmen.
Berikut tampilan setelah akun berhasil terhubung dimana akan menunjukkan status connected beserta pilihan Disconnect dan Edit bila diperlukan.
b. Tanda Tangan Email
Fitur ini memungkinkan Anda menambah identitas personal di setiap pesan rekrutmen yang dikirim melalui Gadjian. Dengan tanda tangan ini, setiap email terasa lebih profesional, konsisten, dan membangun kepercayaan kandidat terhadap perusahaan.
Bukan sekadar nama di akhir pesan, tanda tangan email adalah sentuhan pribadi yang merepresentasikan gaya komunikasi perusahaan Anda.
Contoh penggunaan:
- Nama lengkap perekrut
- Jabatan
- Kontak perusahaan (opsional)
Anda cukup klik ikon pensil. Lalu, input tanda tangan dan klik Simpan
c. Template Email
Fitur ini membantu Anda membuat dan menyimpan contoh email yang sering dipakai saat proses rekrutmen. Jadi, Anda tidak perlu mengetik ulang dari awal setiap kali ingin mengirim pesan ke kandidat.
Di sini Anda bisa:
Membuat template baru → klik tombol “+ Template Baru”.
Mengedit template yang sudah ada (ikon pensil).
Melihat isi template sebelum digunakan (ikon mata).
Menghapus template yang tidak dipakai lagi (ikon tempat sampah).
B. Pekerjaan
Menu Pekerjaan digunakan untuk membuat dan mengelola lowongan kerja, sekaligus memantau proses rekrutmen kandidat.
Step 1 - Menambahkan lowongan baru
Step 1 - Menambahkan lowongan baru
Buka menu Pekerjaan dan klik tombol + Pekerjaan Baru di pojok kanan atas
Step 2 - Lengkapi informasi lowongan
Step 2 - Lengkapi informasi lowongan
Saat menambahkan pekerjaan baru, Anda perlu mengisi beberapa informasi utama agar lowongan lebih menarik dan jelas bagi kandidat :
1. Judul Pekerjaan
Isi dengan nama posisi yang akan dibuka.
Pastikan jelas dan mudah dipahami kandidat.
Gunakan istilah umum agar mudah ditemukan.
👉 Contoh:
Benar: “Staff Administrasi HRD”
Kurang direkomendasikan : “Admin” (terlalu umum, bisa
membingungkan)
2. Bagian & Departemen
Tentukan posisi ini berada di bagian apa dan departemen mana.
Anda bisa pilih dari daftar yang sudah ada, atau tambahkan manual jika belum tersedia.
👉 Contoh:
Bagian: Administrasi HRD
Departemen: HRD
3. Lokasi Pekerjaan
Masukkan lokasi tempat karyawan akan bekerja.
Jika perusahaan punya banyak cabang, sebutkan cabangnya.
Bisa diisi kota, alamat, atau area kerja tertentu.
👉 Contoh:
Jakarta Selatan, Kantor Pusat
Surabaya, Cabang Rungkut
4. Status Kepegawaian
Tentukan jenis hubungan kerja untuk posisi ini.
Pilihan umum: Tetap, Kontrak, Magang, Paruh Waktu (Part-time).
👉 Contoh:
Status Kepegawaian: Kontrak 1 Tahun
5. Tanggal Mulai
Isi dengan perkiraan tanggal posisi ini mulai berlaku.
Bisa diisi sesuai rencana kebutuhan perusahaan.
Membantu kandidat tahu kapan mereka akan mulai bekerja.
👉 Contoh:
Tanggal Mulai: 1 November 2025
6. Deskripsi Pekerjaan
Tuliskan gambaran umum mengenai posisi ini, misalnya:
Apa tujuan posisi tersebut?
Apa saja tanggung jawab hariannya?
Bagaimana peran ini berkontribusi pada perusahaan?
👉 Contoh:
“Bertanggung jawab mengelola administrasi HRD, mulai dari absensi, penggajian, hingga koordinasi dengan karyawan terkait kebutuhan personalia.”
7. Kualifikasi
Berisi syarat minimal yang dibutuhkan kandidat. Biasanya mencakup:
Pendidikan (misalnya D3/S1, jurusan tertentu)
Pengalaman kerja (berapa tahun dan di bidang apa)
Skill teknis (contoh: Microsoft Excel, penggunaan aplikasi tertentu)
Soft skill (contoh: komunikasi, kerja sama tim, teliti)
8. Benefit (Fasilitas/Keuntungan)
Berisi apa yang akan didapatkan karyawan jika diterima. Bisa berupa:
Benefit finansial: gaji pokok, tunjangan makan, transport, insentif.
Benefit non-finansial: BPJS, asuransi kesehatan, cuti tahunan.
Fasilitas kerja: laptop kantor, pelatihan, kesempatan promosi.
9. Gaji
Tuliskan rentang gaji atau nominal tertentu.
Bisa ditampilkan secara terbuka atau hanya internal (opsional).
Jika menggunakan rentang, pastikan sesuai standar perusahaan.
👉 Contoh:
Rp 5.000.000 – Rp 7.000.000 / bulan
10. Tahapan Rekrutmen
Ini mewakili proses rekrutmen yang harus dilalui kandidat sebelum diterima bekerja. Biasanya meliputi:
Tes Tertulis → Mengukur kemampuan dasar atau teknis kandidat, misalnya soal logika, bahasa, atau pengetahuan sesuai posisi.
Interview HRD → HR menilai karakter, soft skill, dan kecocokan budaya kerja kandidat.
Wawancara User / Atasan → User atau calon atasan mengevaluasi kemampuan teknis dan pengalaman kerja kandidat.
Tahap Lainnya → Bisa termasuk tes praktik, assessment psikologi, atau referensi dari pekerjaan sebelumnya.
Dengan sistem ini, tim rekrutmen bisa melacak posisi kandidat secara jelas dan memastikan proses seleksi berjalan terstruktur.
Setiap tahapan akan mengikuti pengaturan yang telah Anda buat sebelumnya di menu Pengaturan Tahapan. Namun, Anda juga bisa + Tahapan Baru jika ingin menambahkan, kemudian pilih jenis tahapannya.
11. Formulir Lowongan Kerja
Ini merupakan tempat kandidat mengisi data diri dan informasi relevan lainnya. Biasanya terdiri dari:
Kolom Dasar → Nama, Email, No. HP (informasi kontak penting).
Kolom Tambahan → Pendidikan terakhir, pengalaman kerja,portofolio, link LinkedIn, dan lain-lain.
Setiap kolom bisa diatur wajib atau opsional, sehingga hanya informasi penting yang harus diisi.
Formulir ini membantu HR mendapatkan data yang rapi dan relevan, sehingga proses seleksi awal bisa dilakukan lebih cepat.
Step 3 - Pilih Status Lowongan
Step 3 - Pilih Status Lowongan
Sebelum detail informasi lowongan disimpan, pilih salah satu opsi berikut :
Buka - Tidak Publish → Lowongan aktif, tapi tidak ditampilkan di jobsite Gadjian/Bisadaya.
Buka - Publish → Lowongan aktif dan bisa dilamar langsung di jobsite.
Tutup → Lowongan tidak digunakan lagi.
Saat klik Simpan, akan muncul pop-up tawaran untuk “Kirim Lowongan ke Bisadaya” Di sini ada dua pilihan:
1. Hanya Publikasi di Gadjian
Klik tombol ini jika Anda hanya ingin menampilkan lowongan di sistem internal Gadjian, tanpa muncul di portal pencari kerja Bisadaya.
Ini cocok untuk lowongan hanya untuk kalangan internal atau Anda belum ingin publikasi keluar.
2. Kirim ke Bisadaya
Klik tombol ini jika Anda ingin lowongan otomatis muncul di portal Bisadaya, sehingga kandidat bisa langsung melamar.
Perlu diingat, ini akan menggunakan 1 kuota iklan. Pastikan kuota Anda masih tersedia. Sistem hanya mengirimkan data lowongan, tidak otomatis mengirim lamaran dari kandidat.
Step 4 - Memantau lowongan pekerjaan
Step 4 - Memantau lowongan pekerjaan
Memantau lowongan pekerjaan yang Anda buat itu penting. Dengan memastikan statusnya (masih dibuka atau sudah ditutup), Anda bisa mengelola rekrutmen lebih efisien, mengetahui kandidat yang melamar, dan menjaga agar informasi lowongan tetap up-to-date.
Beberapa tombol ini bisa membantu :
Pratinjau Pekerjaan : Lihat tampilan lowongan seperti yang akan dilihat kandidat.
Lihat Halaman Karir : Buka jobsite khusus perusahaan Anda untuk melihat lowongan secara keseluruhan.
Bagikan : Salin tautan lowongan dan sebarkan di media sosial agar lebih banyak kandidat potensial melihatnya.
Dashboard Lowongan : Kelola kandidat yang melamar, update status mereka, dan ubah tahapan rekrutmen sesuai kebutuhan.
Ubah Pekerjaan : Perbarui data lowongan pekerjaan jika ada informasi yang perlu diubah.
Kirim Pekerjaan ke Bisadaya : Publikasikan lowongan di Portal Seeker Bisadaya untuk menjangkau lebih banyak pencari kerja.
C. Mailbox
Mailbox ini digunakan untuk mengelola pesan yang Anda kirim ke kandidat dalam proses rekrutmen. Fitur ini bisa digunakan jika Anda menghubungkan akun Gmail terlebih dahulu melalui menu Pengaturan Email.
Mailbox dibedakan 2 tahap :
1. Tulis dan Kirim Email ke Kandidat
1. Tulis dan Kirim Email ke Kandidat
📨 Hacks pada Compose New Mail
To : Menunjuk penerima utama dari email tersebut. Kolom dimana Anda menuliskan alamat email kandidat yang menjadi tujuan utama dari pesan yang akan dikirim.
CC : (Carbon Copy) untuk menyalin email ke pihak lain yang perlu tahu terkait pesan, tetapi bukan penerima utama.
BCC : (Blind Carbon Copy) mirip CC, tetapi penerima tidak bisa melihat siapa saja yang ada di daftar BCC.
Subject : Kolom Subject berfungsi untuk memberikan judul atau ringkasan singkat tentang isi email.
Contoh: “Kami telah menerima lamaran kerja Anda untuk posisi Administrasi HRD”
Penjelasan formatting (teks) pada email:
Insert Template
Mengirim email ke kandidat dapat Anda lakukan lebih cepat. Dengan fitur ini, Anda dapat memilih template email yang sudah pernah dibuat pada menu Pengaturan Email. Meskipun begitu, draft email tetap dapat diedit jika ada kebutuhan.
Lampiran File
Untuk melampirkan file seperti dokumen atau gambar ke dalam email.Format yang diterima yang berupa : .jpg, .png, .gif, .pdf, .doc, .docx, .zip. Ukuran total maximal file: 25MB.
Pengiriman Email
Terdapat 2 opsi dalam pengiriman email ke kandidat, yaitu :
1) Send Later, maka pesan akan otomatis masuk ke Menu Draft terlebih dahulu.
2) Send, maka pesan akan otomatis terkirim ke email kandidat.
2. Pengelolaan Email
2. Pengelolaan Email
Berikut fungsi dan cara pengoperasian menu Mailbox :
Kotak Masuk : Menyimpan semua email yang masuk dari kandidat dan tempat utama untuk membaca pesan baru.
Terkirim : Menyimpan salinan semua email yang sudah dikirim dan membantu melacak apa saja yang sudah dikirim dan ke siapa.
Draft : Menyimpan email yang sudah mulai diketik tapi belum dikirim.
Draft bisa juga digunakan untuk menyimpan email yang perlu ditinjau ulang sebelum dikirim.
Arsip : Menyimpan email yang ingin disimpan tapi tidak muncul di kotak masuk.
D. Kandidat
Fungsi menu Kandidat ini untuk mengelola data kandidat karyawan yang telah mengisi lowongan pekerjaan yang sedang dibuka dari jobsite khusus perusahaan Anda atau memasukkan data kandidat karyawan baru oleh admin.
Terdapat 2 informasi pendukung pada menu Kandidat, yaitu :
1. Penambahan Kandidat Baru
1. Penambahan Kandidat Baru
Kandidat dapat diinputkan dengan 2 opsi, yaitu :
Melalui Cara Manual
Jika diinputkan manual cukup dengan klik “+Kandidat Baru” dan lengkapi data mandatory.
Data mandatory (bertanda bintang) wajib dilengkapi sebagai identifikasi data secara lengkap dan valid serta untuk inputan data otomatis pada tahapan selanjutnya :
📌 Catatan :
Pada bagian tautan portofolio dapat diperlukan, jika perusahaan
membutuhkan informasi tambahan yang lebih mendalam dan
terukur mengenai kapabilitas kandidat, serta dapat membantu
proses evaluasi oleh tim rekrutmen atau pihak terkait secara lebih
efisien dan objektif.
Tautan ini dapat disimpan di berbagai platform digital seperti:
Google Drive atau Dropbox (untuk dokumen dan presentasi)
Behance atau Dribbble (untuk desain grafis)
GitHub (untuk proyek pemrograman)
YouTube atau Vimeo (untuk karya video)
Website pribadi milik kandidat
Melalui Upload Template
Data kandidat dapat diinputkan juga secara massal menggunakan template dengan klik Tools > Upload Data Kandidat > Klik Download [disini]
Berikut tampilan template data kandidat.
Untuk unggah template dilakukan di menu yang sama.
📌 Informasi tambahan :
Jika Anda perlu menarik data kandidat untuk keperluan seperti
membuat laporan, memantau progres rekrutmen, atau mengolah
data lebih lanjut, Anda bisa melakukannya lewat menu Tools > Rekap Data Kandidat.
2. Pengelolaan Data Kandidat
2. Pengelolaan Data Kandidat
Setelah proses penambahan data kandidat selesai dan seluruh informasi dasar sudah tersimpan di sistem, langkah berikutnya adalah memastikan data tersebut dikelola dengan benar. Tahap pengelolaan ini penting karena dari sinilah tim rekrutmen dapat menelusuri, memperbarui, dan merekap progres kandidat secara akurat.
Pada halaman Kandidat terdapat beberapa sub menu dalam pengelolaan data kandidat, sebagai berikut :
a) Integrasi dengan Bisadaya
Pengguna yang berlangganan Gadjian secara otomatis akan terdaftar dan terhubung dengan Bisadaya selama layanan Gadjian aktif. Sehingga Anda tidak perlu melakukan migrasi manual, karena Bisadaya akan langsung menerima data dari Gadjian.
Detail akses Bisadaya dapat dilihat pada menu Cara Akses Bisadaya.
Berikut tampilan akun Bisadaya :
b) Pekerjaan
Ketika data kandidat berhasil ditambahkan, Anda dapat klik “+ Tambah Posisi” untuk lowongan yang dipilih :
c. Tahapan
Ketika posisi telah dipilih, maka pada tahapan akan otomatis mencatat dari “Belum Diproses” ke “Kandidat Baru”. Otomatis juga kandidat akan masuk ke dalam menu Pekerjaan.
d. Aksi
Pada menu aksi tersedia 3 sub menu tambahan dalam mengelola data kandidat yang telah ditambahkan, yaitu :
Detail Kandidat : Halaman untuk melihat detail kandidat, terdiri dari informasi data kandidat tersebut dan catatan pada kandidat tersebut.
Ubah Kandidat : Untuk mengubah data kandidat, akan diarahkan ke form kandidat awal untuk pengeditan.
Hapus Kandidat : Untuk menghapus kandidat dari sistem dimana akan mengurangi kuota untuk fitur rekrutmen ini.