Anda dapat mengelola dan memantau seluruh informasi terkait kandidat yang sedang dalam proses rekrutmen. Artikel ini akan membantu Anda dalam melacak status lamaran, riwayat komunikasi, serta mendokumentasikan hasil seleksi dengan rapi dan terstruktur.

A. Cara Menambah Kandidat

Proses rekrutmen kandidat dijalankan pada menu Pekerjaan.

Menambahkan Kandidat Baru
Disini Anda juga dapat menambahkan data kandidat baru dengan 2 opsi :
1. Melalui Database Kandidat
2. Dengan input manual
  
  Saat menambahkan data kandidat baru secara manual, Anda perlu mengisi beberapa informasi utama agar proses rekrutmen dapat berjalan lebih rapi, cepat, dan terstruktur.
  
  Data yang perlu diinput adalah :
  1. Nama Kandidat
  Gunakan field ini untuk mengisi nama lengkap pelamar sesuai identitas resmi (KTP/paspor). Penulisan nama yang benar akan memudahkan pencarian data dan proses administrasi selanjutnya.
  
  2. No. HP
  Isi dengan nomor telepon aktif kandidat. Nomor ini digunakan untuk menghubungi kandidat terkait proses rekrutmen, seperti undangan interview atau klarifikasi data.
  
  3. Email
  Masukkan alamat email resmi kandidat yang masih aktif. Email akan digunakan untuk korespondensi, pengiriman informasi, serta dokumen terkait proses seleksi.
  
  4. Pendidikan Terakhir
  Pilih jenjang pendidikan terakhir yang telah diselesaikan kandidat, misalnya: SMA/SMK, D3, S1, atau S2.
  
  5. Nama Institusi Pendidikan
  Isi dengan nama sekolah, universitas, atau lembaga pendidikan tempat kandidat menempuh pendidikan terakhir.
  
  6. Jurusan
  Masukkan jurusan atau bidang studi yang diambil kandidat pada pendidikan terakhir.
  
  7. Source (Sumber)
  Digunakan untuk mengetahui dari mana kandidat pertama kali mengetahui lowongan. Opsi yang tersedia sesuai pada pengaturan source.
  👉 Contoh: Indeed
  
  8. Medium
  Menunjukkan melalui kanal apa kandidat melamar atau dihubungi. Opsi yang tersedia sesuai pada pengaturan sumber medium.
  👉 Contoh: Job Boards
  
  9. Add Experience – Tambah Pengalaman
  Klik menu ini untuk menambahkan riwayat pengalaman kerja kandidat sebelumnya, seperti:
  - Nama perusahaan
  - Posisi/jabatan dan
  - Periode bekerja
  Data ini membantu tim interviewer menilai kesesuaian kandidat dengan posisi yang dilamar.
  
  10. Add File – File Tambahan
  Gunakan fitur ini untuk mengunggah dokumen pendukung, seperti:
  - CV
  - Transkrip Nilai
  - Identitas Diri
  - Surat lamaran/Sertifikat
  Pastikan file yang diunggah relevan dan mudah dibaca.
  
  Selain menambahkan data kandidat, pada menu Kelola Pekerjaan admin juga dapat memantau status setiap lowongan serta menggunakan fitur untuk mengatur dan mengelola lowongan pekerjaan secara menyeluruh.

Detail Informasi Lowongan
Anda dapat ubah status lowongan pekerjaan sesuai kebutuhan perusahaan:
1. Buka - Tidak Publish → Lowongan aktif, tapi tidak ditampilkan di jobsite Gadjian/Bisadaya.
2. Buka - Publish → Lowongan aktif dan bisa dilamar langsung di jobsite.
3. Tutup → Lowongan tidak digunakan lagi.
Tools
Pada tools terdapat 2 fitur untuk mengelola lowongan pekerjaan:
1. Ubah Pekerjaan
  Anda dapat memperbarui data lowongan pekerjaan, bila diperlukan.
2. Hapus Pekerjaan
  Anda juga dapat hapus lowongan pekerjaan, jika sudah tidak digunakan.

B. Mengirim Email Ke Kandidat di Tiap Tahapan Rekrutmen

Mengirimkan email kepada kandidat di setiap tahapan rekrutmen membantu memastikan bahwa kandidat selalu mengetahui status lamaran, langkah selanjutnya, serta keputusan yang diambil rekruter. Hal ini tidak hanya meningkatkan transparansi, tetapi juga mencerminkan profesionalisme perusahaan dalam mengelola proses seleksi.

Untuk mengirimkan email ke kandidat dapat dilakukan dengan 2 opsi berikut:

Klik ikon tiga titik dan pilih ikon pensil . Atau,
Klik bagian Email dan lanjutkan dengan klik tombol Tulis

C. Mengirimkan Data Kandidat ke Interviewer

Mengirimkan data kandidat ke interviewer diperlukan agar interviewer memiliki konteks lengkap mengenai latar belakang, pengalaman, dan kompetensi kandidat, sehingga dapat melakukan wawancara secara lebih terarah, objektif, dan efisien, serta menghasilkan penilaian yang lebih akurat sesuai dengan kebutuhan posisi.

Berikut caranya:

Ke menu Rekrutmen > Pekerjaan, klik ikon dan pilih
Pengiriman data kandidat ke interviewer dapat dilakukan secara massal dengan “centang nama kandidat” atau klik “Pilih Semua”
Pilih nama interviewer dari personalia di Gadjian yang telah diaktifkan Portal Personalia-nya
Pilih dan inputkan catatan bila diperlukan.
Klik “Bagikan dan Generate Link”
Melalui proses di atas, interviewer sudah dapat meninjau kandidat dari Portal Personalia pada menu Persetujuan & Interviewer > Interviewer

ℹ️Informasi tambahan:
- Riwayat catatan antara admin dengan interviewer ditampilkan pada Data Kandidat bagian Riwayat Aktivitas dan sub menu Catatan.
- Pada sub menu Catatan, admin juga dapat menambahkan catatan dengan klik “+Baru”

D. Mengubah Tahapan Rekrutmen pada Kandidat

Dalam proses rekrutmen, setiap kandidat berada pada tahapan yang berbeda, mulai dari seleksi awal hingga tahap akhir. Oleh karena itu, mengubah tahapan kandidat menjadi bagian penting dari strategi pengelolaan rekrutmen.

Berikut cara mengubah tahapan rekrutmen:

Masuk ke menu Pekerjaan
Pilih lowongan pekerjaan yang dibutuhkan, klik tombol Dashboard Lowongan
Kandidat yang mengisi lowongan dari job site atau kandidat yang di inputkan oleh Anda akan masuk ke dalam tahapan 1, yaitu: Kandidat Baru
Ketika kandidat lolos ke tahapan berikutnya, maka Anda dapat klik ikon dan pilih
Pilih tahapan berikutnya dengan memilih opsi pada bagian “Pindahkan ke Tahap”
Pemindahan tahapan kandidat dapat dilakukan secara massal dengan centang nama kandidat atau klik “Pilih Semua”
Tambahkan catatan bila diperlukan. Lalu, klik “Pindahkan”
Data kandidat akan berpindah secara otomatis ke tahapan tujuan hingga mencapai tahapan akhir proses rekrutmen.
Apabila dalam suatu tahapan kandidat dinyatakan tidak lolos untuk melanjutkan ke tahap berikutnya, admin dapat memindahkan status kandidat ke “Tolak”.

Pilih alasan penolakan kandidat sesuai pengaturan alasan penolakan yang telah diatur sebelumnya dan tambahkan catatan jika diperlukan.

Anda juga dapat mengirimkan email penolakan kepada kandidat yang tidak lolos di bagian Kirim Email Penolakan (Opsional)

ℹ️Informasi tambahan :
- Kandidat yang statusnya pernah ditolak dapat diubah kembali statusnya menjadi “Memenuhi” dengan klik
- Anda juga dapat mengirimkan email atas kesempatan yang diberikan kembali ke kandidat dengan mengklik tombol “Pensil” pada ikon .
- Data kandidat akan otomatis kembali ke tahapan terakhir sebelum kandidat tersebut ditolak.
💡Hacks dalam proses rekrutmen :
- Admin dapat langsung klik ikon “Kotak Masuk Hijau” untuk memantau tahapan kandidat
- Selain itu admin juga dapat langsung klik “Tahapan” yang tersedia data kandidatnya untuk melihat detail data kandidat, riwayat aktivitas antara interviewer dengan admin juga riwayat email dengan kandidat.