Mengelola payroll setiap bulan merupakan salah satu tugas terpenting dan tersibuk bagi tim payroll. Ketika ada perubahan komponen gaji untuk banyak karyawan sekaligus seperti penyesuaian tunjangan, potongan, insentif, atau lembur fitur edit gaji massal menjadi sangat penting.
Artikel ini akan membahas pilihan cara mengedit gaji karyawan, termasuk kelebihan, kekurangan sehingga Anda dapat menentukan metode terbaik sesuai kebutuhan perusahaan Anda.
A. Edit gaji sekaligus secara massal
Edit langsung adalah metode di mana Anda melakukan perubahan nilai komponen gaji secara real-time tanpa menggunakan file tambahan.
Kelebihan edit langsung
Cepat untuk perubahan kecil
Sangat efektif ketika hanya beberapa karyawan atau satu komponen yang perlu diperbarui.Tidak perlu unggah–unduh file
Prosesnya sederhana dan bisa dilakukan langsung dalam satu halaman.Praktis untuk koreksi instan
Misalnya, memperbaiki nilai lembur yang salah sebelum slip gaji difinalisasi.
Kekurangan edit langsung
Kurang ideal untuk jumlah karyawan besar
Mengedit data satu-satu tetap memakan waktu, jika karyawan banyak.Risiko human error lebih tinggi
Kesalahan input manual lebih mungkin terjadi.Tidak efisien jika banyak komponen berubah sekaligus
Perubahan multi-komponen akan membutuhkan lebih banyak waktu dan klik.
Anda cukup akses di menu Payroll > Penggajian > Pilih Slip Gaji > Klik “Proses Penggajian” > Tinjau Slip > Klik “Ubah Slip Massal”
Pilih karyawan dan komponen gaji yang ingin disesuaikan.
Jika seluruh komponen gaji telah selesai disesuaikan, klik “Simpan” pada bagian kiri atas.
📝Catatan:
Tipe komponen yang dapat diedit adalah: Unit Kehadiran, Unit Output, Unit Uang Lembur dan Manual.
Untuk edit nilai rate komponen dan nilai komponen tipe tetap diubah pada menu Karir & Remunerasi > Bagian Remunerasi.
Berikut detail video tutorialnya:
B. Menggunakan Template Komponen Manual
Mengubah gaji karyawan melalui template excel adalah salah satu cara paling umum dan mudah dilakukan, terutama ketika menghadapi penyesuaian dengan data yang banyak.
File template komponen dapat diunduh di menu Payroll > Penggajian > Gaji & THR > Klik “Proses Penggajian pada Slip Gaji
Klik “Tools” > Upload Komponen Manual
Pada template komponen manual berisi daftar karyawan dan seluruh komponen gaji yang terdaftar pada menu Pengaturan Gaji > Poin 1 & Poin 2.
Anda dapat mengisi nilai pada file tersebut, lalu mengunggahnya kembali di menu yang sama untuk memperbarui data gaji secara massal.
⚠️Catatan Penting
Perhatikan format penginputan yang diperbolehkan. Tidak diperkenankan melakukan perubahan dalam bentuk apa pun, termasuk memberikan warna pada kolom, agar template berhasil diunggah.
Disarankan untuk mengunggah kembali file template komponen manual pada hari yang sama saat file diunduh dan setelah seluruh penyesuaian gaji selesai dilakukan.
Pastikan juga tidak ada pembaruan data pada menu Karir & Remunerasi selama jeda waktu tersebut. Hal ini penting agar struktur dan isi data tetap sinkron, sehingga mengurangi risiko terjadinya gagal unggah akibat ketidaksesuaian data atau format
C. Tabel Perbandingan Efektivitas Metode Perubahan Gaji
Aspek | Edit Gaji Massal (langsung di sistem) | Menggunakan Template Komponen Manual (Excel) |
Kebutuhan Utama | Penyesuaian cepat pada nominal gaji untuk beberapa karyawan | Melakukan penyesuaian gaji untuk banyak karyawan sekaligus, terutama dalam jumlah besar |
Jenis Perubahan | Unit kehadiran, unit output, unit lembur dan komponen tipe manual | Unit kehadiran, unit output, unit lembur dan komponen tipe manual |
Kecepatan Proses | Cepat, karena edit langsung di sistem | Butuh effort di awal karena harus unduh template–edit–review–unggah ulang |
Risiko Kesalahan | Rendah (langsung terlihat di sistem) | Medium (tergantung skill excel masing-masing user) |
Risiko Gagal Unggah | Tidak ada | Ada, jika tidak sesuai dengan format yang disarankan. |
Rekomendasi Penggunaan | Untuk penyesuaian cepat dan satu kali | Untuk perubahan komponen yang sifatnya berulang tiap periode dan data banyak |
Semoga membantu!