Tiap perusahaan memiliki periode cut off yang berbeda-beda disesuaikan dengan kebijakan masing-masing. Umumnya batas akhir tutup buku gaji (tanggal cut off) ditetapkan beberapa hari sebelum tanggal penggajian.
Lalu, bagaimana dengan gaji karyawan yang baru bergabung atau berhenti di tengah periode penggajian? Apakah mendapat gaji penuh atau gaji prorata?
Nah! Di Gadjian, Anda bisa melakukan perhitungan gaji untuk karyawan yang baru masuk atau berhenti di pertengahan periode penggajian melalui menu Pengaturan Gaji > Poin 12. Anda bisa memilih ingin dihitungkan dengan nilai gaji penuh atau secara proporsional. Artikel ini akan fokus membahas perhitungan gaji secara proporsional (prorata).
A. Konsep Perhitungan Gaji Proporsional
Gaji proporsional (biasa disebut juga dengan istilah prorata) adalah penghitungan upah atau kompensasi berdasarkan proporsi masa kerja karyawan.
Di Gadjian komponen yang akan dihitung prorata adalah Gaji Pokok, Tunjangan dengan tipe Jumlah Tetap dan Potongan dengan tipe Jumlah Tetap.
Pada poin 12, Anda harus menentukan metode perhitungan proporsionalnya. Ini akan berlaku untuk semua karyawan yang dikelola di akun Gadjian.
a. Pembagi berdasarkan hari kalender
a. Pembagi berdasarkan hari kalender
Opsi ini direkomendasikan, jika perusahaan menerapkan pembagi secara merata per hari kalender (memperhitungkan hari libur dan istirahat mingguan).
Perhitungan ini akan menyesuaikan jumlah hari kalender dalam 1 bulan, misal 30 hari atau 31 hari.
Rumus pembagi hari kalender :
b. Pembagi berdasarkan hari kerja
b. Pembagi berdasarkan hari kerja
Perhitungan ini akan melihat berapa hari kerja karyawan di bulan berjalan dengan mengacu pada pengaturan pola kerja di poin 12a sebagai berikut :
Opsi ini direkomendasikan, jika perusahaan menerapkan pembagi secara merata berdasarkan pola kerja yang berlaku pada perusahaan (tidak termasuk hari libur dan istirahat mingguan).
Rumus pembagi hari kerja :
📌 Catatan :
Pada opsi ini, pengaturan pola kerja ini akan berlaku untuk seluruh karyawan dan mengabaikan pola kerja/shift individu.
Step Lanjutan : Mengatur Poin 12b
📌 Catatan :
Jika dipilih “Ya”, artinya hari libur nasional, libur lokal, cuti bersama & event non libur tidak dihitung sebagai hari kerja.
Jika dipilih “Tidak”, artinya hari libur nasional, libur lokal, cuti bersama & event non libur terhitung sebagai hari kerja.
Libur nasional, libur lokal, cuti bersama & event non libur ini mengacu pada Pengaturan Kalender perusahaan.
c. Pembagi berdasarkan input manual hari kerja
c. Pembagi berdasarkan input manual hari kerja
Anda juga dapat memilih angka pembagi tetap. Direkomendasikan untuk Anda yang tidak ingin repot menghitung hari kerja dalam bulan berjalan.
Pembagi tetap ini merujuk pada Pasal 17 PP Pengupahan No 36 Tahun 2021, yaitu 25 hari untuk 6 hari kerja seminggu dan 21 hari untuk 5 hari kerja seminggu.
Anda cukup mengatur angka pembaginya dari awal, sehingga setiap perhitungan prorata akan mengacu pada angka pembagi ini.
Rumus pembagi hari kerja manual :
📌 Catatan :
Metode perhitungan ini tidak melihat pola kerja dan shift individu untuk menentukan pembilang (hari kerja karyawan), melainkan akan menghitung berapa jumlah status HHK (Hadir Hari Kerja) & TL (Tugas Luar) pada data absensi dalam satu periode penggajian.
Selain kedua absensi tersebut, tidak termasuk yang dihitung sebagai prorata gaji.Penting diingat poin di bawah ini apabila data kehadiran karyawan masih dalam kondisi Belum Ada Status (NA) :
1) Jika jumlah pembilang (hari kerja karyawan) lebih besar atau sama dengan jumlah pembagi (hari kerja perusahaan), maka konstanta pengalinya akan default terhitung 1. Konstanta adalah hasil pembagian dari 21/20 atau 20/20, sehingga Gaji Pokok akan tetap terhitung penuh, belum hasil prorata.
2) Jika jumlah pembilang (hari kerja karyawan) lebih kecil dari jumlah pembagi (hari kerja perusahaan), maka prorata akan otomatis terhitung dari pembilang dibagi pembagi.
Misal :
Join date karyawan A = 20 Mei 2025
Gaji pokok penuh = Rp5.000.000
Jumlah hari kerja karyawan A sejak tanggal 20 Mei 2025 - 31 Mei 2025 = 12 hari (Sabtu & Minggu dihitung)
Pembagi hari kerja manual diinput di pengaturan 12a = 20 hari.
Maka nilai proratanya adalah :
12/20 X Rp5.000.000 = Rp3.000.000.
Baca Juga : Kelengkapan Data Kehadiran di Gadjian
B. Gambaran Simulasi Perhitungan Prorata di Gadjian
Pembagi berdasarkan hari kalender
Join date = 12 Juni 2025
Periode penggajian = 26-25
Gaji pokok penuh = Rp6.000.000
Jumlah hari kerja karyawan A sejak tanggal 12 Juni 2025 - 25 Juni 2025 (terhitung Sabtu & Minggu) = 14 hari
Jumlah hari kalender dalam periode Juni 2025 (26 Mei 2025 - 25 Juni 2025) = 31 hari
Maka perhitungan proratanya adalah :
14/31 X Rp6.000.000 = Rp2.709.677
Pembagi berdasarkan hari kerja (libur nasional, libur lokal dan cuti bersama mengurangi prorata gaji)
Join date = 9 Juni 2025
Periode penggajian = tanggal 1 hingga akhir bulan
Hari kerja dalam 1 minggu = 5 hari kerja (Senin-Jumat)
Gaji pokok = Rp10.000.000
Tunjangan Tetap = Rp2.000.000
Dalam periode gaji Juni 2025 pada Kalender HR terdapat 4 hari libur nasional dan cuti bersama
Jumlah hari kerja (HHK) karyawan B terhitung sejak 10 Juni 2025 - 30 Juni 2025 = 14 hari, karena ditanggal 9 Juni 2025 Cuti Bersama dan 27 Juni 2025 Libur Nasional
Jumlah hari kerja perusahaan dalam periode Juni tanpa terhitung 4 hari libur nasional dan cuti bersama = 18 hari
Maka perhitungan proratanya adalah :
14/18 X Rp10.000.000 = Rp7.777.778
Pembagi berdasarkan hari kerja (libur nasional, libur lokal dan cuti bersama “tidak” mengurangi prorata gaji)
Join date = 17 Juni 2025
Periode penggajian = 25-24
Hari kerja dalam 1 minggu = 6 hari kerja (Senin-Sabtu)
Gaji pokok = Rp7.500.000
Dalam periode Juni 2025 terdapat 4 hari libur nasional dan cuti bersama yang akan tetap terhitung sebagai hari kerja
Jumlah hari kerja karyawan C terhitung sejak 17 Juni 2025 - 24 Juni 2025 = 7 hari
Jumlah hari kerja perusahaan dalam periode Juni terhitung 25 Mei 2025 - 24 Juni 2025 = 26 hari
Maka perhitungan proratanya adalah :
7/26 X Rp7.500.000 = Rp2.019.231
Pembagi berdasarkan input manual hari kerja
a. Perhitungan ketika data kehadiran karyawan “Belum dilengkapi”
Join date = 11 Juni 2025
Periode penggajian = 1-akhir bulan dengan kebijakan 20 hari kerja
Gaji pokok = Rp15.000.000
Dengan kondisi tersebut, gaji karyawan belum terhitung prorata, karena jumlah pembilang dan pembagi nilainya sama :
20/20 X Rp15.000.000 = Rp15.000.000
b. Perhitungan ketika data kehadiran karyawan “telah dilengkapi”
Join date = 11 Juni 2025
Periode penggajian = 1-akhir bulan dengan kebijakan 20 hari kerja
Gaji pokok = Rp15.000.000
Maka, perhitungan proratanya adalah :
14/20 X Rp.15.000.000 = Rp10.500.000
Semoga membantu 😀